บริษัทจำกัด (BV) และบริษัทมหาชน (NV) ทุกแห่งในเนเธอร์แลนด์ต้องยื่นงบการเงินประจำปีต่อทะเบียนพาณิชย์ และกำหนดเวลานั้นเข้มงวดกว่าที่กรรมการส่วนใหญ่เข้าใจ งบการเงินต้องยื่นภายในแปดวันหลังจากที่ประชุมใหญ่อนุมัติ และไม่ว่ากรณีใดๆ ก็ตาม ต้องยื่นไม่เกินสิบสองเดือนหลังจากสิ้นสุดปีงบประมาณ การยื่นงบการเงินทำได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทส่วนใหญ่ไม่รับการยื่นแบบกระดาษอีกต่อไป
การยื่นเอกสารล่าช้าไม่ใช่เรื่องของพิธีการ แต่เป็นความผิดทางเศรษฐกิจ และในกรณีที่บริษัทล้มละลาย จะถือว่าเป็นการบริหารจัดการที่ไม่เหมาะสม ซึ่งก่อให้เกิดข้อสันนิษฐานว่าการบริหารจัดการที่ไม่เหมาะสมนั้นเป็นสาเหตุสำคัญของการล้มละลาย – ทำให้ภาระการพิสูจน์ตกอยู่กับกรรมการบริษัทในข้อเรียกร้องความรับผิดส่วนบุคคล ข้อสันนิษฐานนี้เป็นผลกระทบที่ร้ายแรงที่สุดจากการพลาดกำหนดเวลา
การยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนการค้า
ลูกค้าต่างประเทศที่ทำธุรกิจในประเทศเนเธอร์แลนด์
การช่วยเหลือลูกค้าต่างชาติที่ทำธุรกิจในเนเธอร์แลนด์เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติประจำวันของฉัน ท้ายที่สุดแล้ว เนเธอร์แลนด์เป็นประเทศที่ยอดเยี่ยมในการทำธุรกิจ แต่การเรียนรู้ภาษาหรือการทำความคุ้นเคยกับแนวทางการดำเนินธุรกิจในเนเธอร์แลนด์บางครั้งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทต่างชาติ ดังนั้น การช่วยเหลือจึงเป็นสิ่งที่มีค่ามาก ขอบเขตการช่วยเหลือของฉันมีตั้งแต่การช่วยเหลือในงานที่ซับซ้อนไปจนถึงการช่วยเหลือในการสื่อสารกับทางการเนเธอร์แลนด์
เมื่อไม่นานมานี้ ฉันได้รับคำถามจากลูกค้ารายหนึ่งให้ชี้แจงว่าจดหมายจากหอการค้าดัตช์ได้ระบุไว้ว่าอะไรบ้าง จดหมายฉบับนี้แม้จะเรียบง่ายแต่ก็มีความสำคัญและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับความแปลกใหม่ในการยื่นงบการเงิน ซึ่งในไม่ช้านี้จะทำได้โดยระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น จดหมายฉบับนี้เกิดจากความปรารถนาของรัฐบาลที่จะก้าวให้ทันยุคสมัย ใช้ประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และแนะนำวิธีการมาตรฐานในการจัดการกระบวนการที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกปีนี้
นั่นคือเหตุผลที่งบการเงินต้องฝากไว้ทางอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2016 หรือ 2017 ตามที่บัญญัติไว้ในพระราชบัญญัติการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนพาณิชย์ (พระราชบัญญัติว่าด้วยการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนพาณิชย์) ซึ่งนำมาใช้ร่วมกับพระราชบัญญัติการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนพาณิชย์ (มติว่าด้วยการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนพาณิชย์) โดยพระราชบัญญัติฉบับหลังมีข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยละเอียด แม้ว่าจะยาวสักหน่อย แต่พระราชบัญญัติและมติฉบับนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไรบ้างกันแน่?
จากนั้นและตอนนี้
ก่อนหน้านี้ งบการเงินสามารถฝากไว้ที่หอการค้าได้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์และทางกระดาษ ประมวลกฎหมายแพ่งของเนเธอร์แลนด์ยังคงกำหนดบทบัญญัติเกี่ยวกับการฝากเป็นกระดาษเป็นส่วนใหญ่ ในปัจจุบัน วิธีนี้ถือว่าล้าสมัยแล้ว และฉันรู้สึกประหลาดใจเล็กน้อยที่การพัฒนานี้ยังไม่เกิดขึ้นเร็วกว่านี้ ไม่ยากเลยที่จะจินตนาการว่าการยื่นงบการเงินบนกระดาษมีข้อเสียมากมายเมื่อเทียบกับการยื่นเอกสารเหล่านี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อพิจารณาจากต้นทุนและเวลา
ค่าใช้จ่ายด้านกระดาษและต้นทุนและเวลาที่จำเป็นในการจัดทำงบการเงินประจำปีในรูปแบบกระดาษและยื่นให้กับหอการค้า ซึ่งจะต้องดำเนินการกับเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้ โดยยังไม่รวมเวลาและต้นทุนที่เกิดขึ้นเมื่อปล่อยให้นักบัญชีร่างหรือตรวจสอบงบการเงิน (ที่ไม่ได้มาตรฐาน) เหล่านี้
ดังนั้น รัฐบาลจึงเสนอให้ใช้ “SBR” (ย่อมาจาก: Standard Business Report) ซึ่งเป็นวิธีการสร้างและส่งข้อมูลและเอกสารทางการเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นมาตรฐาน โดยอิงจากแคตตาล็อกข้อมูล (Dutch Taxonomie) แคตตาล็อกนี้ประกอบด้วยคำจำกัดความของข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ในการจัดทำงบการเงินได้
ข้อดีอีกประการของวิธี SBR คือไม่เพียงแต่การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบริษัทและหอการค้าจะง่ายขึ้นเท่านั้น แต่จากผลของการทำให้เป็นมาตรฐาน การแลกเปลี่ยนข้อมูลกับบุคคลที่สามก็จะง่ายขึ้นด้วยเช่นกัน บริษัทขนาดเล็กสามารถส่งงบการเงินประจำปีทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้ SBR มาตั้งแต่ปี 2007 แล้ว สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ ทางเลือกนี้ได้รับการแนะนำในปี 2015
ดังนั้นเมื่อใดและเพื่อใคร
รัฐบาลชี้แจงอย่างชัดเจนว่า คำตอบของคำถามนี้เป็นกรณีที่ “ขนาดมีความสำคัญ” ธุรกิจขนาดเล็กจะต้องยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน SBR ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2016 เป็นต้นไป หรืออีกทางเลือกหนึ่ง ธุรกิจขนาดเล็กที่ (จัดทำและ) ยื่นงบการเงินด้วยตนเอง สามารถยื่นงบการเงินผ่านบริการออนไลน์ฟรี – บริการ “zelf deponeren jaarrekening” – ซึ่งเปิดให้บริการมาตั้งแต่ปี 2014 แล้ว
ข้อดีของบริการนี้คือ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ที่ “รองรับ SBR” ธุรกิจขนาดกลางจะต้องส่งงบการเงินผ่าน SBR ตั้งแต่ปีงบประมาณ 2017 เป็นต้นไป จะมีบริการออนไลน์ทางเลือกชั่วคราว (“opstellen jaarrekening”) สำหรับธุรกิจเหล่านี้ด้วย ผ่านบริการนี้ ธุรกิจขนาดกลางสามารถร่างงบการเงินด้วยตนเองในรูปแบบ XBRL ได้ จากนั้นสามารถส่งงบการเงินเหล่านี้ผ่านทางพอร์ทัลออนไลน์ (“Digipoort”) ซึ่งหมายความว่า บริษัทไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟต์แวร์ที่ “รองรับ SBR” ในทันที
บริการนี้จะเป็นเพียงบริการชั่วคราวและจะสิ้นสุดลงหลังจาก 2017 ปี นับตั้งแต่ปี 2019 เป็นต้นไป ธุรกิจขนาดใหญ่และโครงสร้างกลุ่มขนาดกลางยังไม่มีข้อผูกมัดใดๆ ที่จะต้องยื่นงบการเงินผ่าน SBR เนื่องจากธุรกิจเหล่านี้ต้องจัดการกับข้อกำหนดที่ซับซ้อนมาก คาดว่าธุรกิจเหล่านี้จะมีโอกาสเลือกที่จะยื่นงบการเงินผ่าน SBR หรือยื่นงบการเงินผ่านรูปแบบยุโรปเฉพาะได้ตั้งแต่ปี XNUMX เป็นต้นไป
ไม่มีกฎโดยไม่มีข้อยกเว้น
กฎเกณฑ์จะไม่ถือเป็นกฎเกณฑ์หากไม่มีข้อยกเว้น ประการที่ 2008 กฎเกณฑ์ใหม่เกี่ยวกับการยื่นงบการเงินไม่สามารถบังคับใช้กับนิติบุคคลและบริษัทที่มีสำนักงานจดทะเบียนนอกเนเธอร์แลนด์ ซึ่งตาม Handelsregisterbesluit 2008 (Commercial Register Resolution XNUMX) มีหน้าที่ต้องยื่นเอกสารทางการเงินที่หอการค้า ตราบเท่าที่เอกสารเหล่านี้ควรเปิดเผยในประเทศที่สำนักงานจดทะเบียนนั้นตั้งอยู่และในรูปแบบที่เอกสารเหล่านี้ควรเปิดเผย
ข้อยกเว้นประการที่สองนี้ใช้กับผู้ออกหลักทรัพย์ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 1:1 ของ Wft (พระราชบัญญัติการกำกับดูแลทางการเงิน) และบริษัทลูกของผู้ออกหลักทรัพย์ ในกรณีที่บริษัทเหล่านี้เป็นผู้ออกหลักทรัพย์เอง ผู้ออกหลักทรัพย์คือบุคคลใดก็ตามที่ต้องการออกหลักทรัพย์หรือตั้งใจจะออกหลักทรัพย์
จุดสนใจอื่น ๆ
อย่างไรก็ตาม นั่นยังไม่ใช่ทั้งหมด นิติบุคคลเองก็ต้องตระหนักถึงประเด็นสำคัญเพิ่มเติมอีกหลายประการ หนึ่งในนั้นคือ นิติบุคคลยังคงมีหน้าที่รับผิดชอบในการยื่นงบการเงินให้เป็นไปตามกฎหมาย ซึ่ง หมายความว่า งบการเงินจะต้องให้ข้อมูลเชิงลึกที่เพียงพอต่อการประเมินสถานะทางการเงินของนิติบุคคลได้อย่างถูกต้อง
ดังนั้น ผมจึงขอแนะนำให้ทุกบริษัทตรวจสอบข้อมูลในงบการเงินอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนยื่นทุกครั้ง สุดท้ายนี้ โปรดทราบว่า การปฏิเสธที่จะยื่นงบการเงินตามวิธีการที่กำหนดนั้น ถือเป็นความผิดตามพระราชบัญญัติว่าด้วยความผิดทางเศรษฐกิจ (Wet op de Economische Delicten) เป็นที่น่าสังเกตว่า มีการยืนยันแล้วว่า งบการเงินที่จัดทำขึ้นโดยใช้วิธี SBR สามารถนำไปใช้ในการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อจัดทำงบการเงินเหล่านี้ได้ นอกจากนี้ งบการเงินเหล่านี้ยังสามารถถูกตรวจสอบโดยผู้สอบบัญชีได้ตามมาตรา 2:393 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของเนเธอร์แลนด์
การเปลี่ยนแปลงการยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง
ด้วยการแนะนำของพระราชบัญญัติว่าด้วยการยื่นอิเล็กทรอนิกส์ในทะเบียนการค้าและการแก้ไขที่เกี่ยวข้องรัฐบาลได้แสดงความก้าวหน้าที่ดี เป็นผลให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำเป็นต้องฝากงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปี 2016 และ 2017 ตามลำดับเว้นแต่ บริษัท จะอยู่ในขอบเขตของข้อยกเว้นข้อใดข้อหนึ่ง ข้อดีมีมากมาย ถึงกระนั้นฉันขอแนะนำให้ทุก บริษัท รักษาความฉลาดของพวกเขาเพราะความรับผิดชอบขั้นสุดท้ายยังคงขึ้นอยู่กับ บริษัท ที่มีหน้าที่ต้องยื่นด้วยตนเองและในฐานะผู้อำนวยการ บริษัท คุณไม่ต้องการที่จะจัดการกับผลที่ตามมาอย่างแน่นอน
ติดต่อเรา
หากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเพิ่มเติมหลังจากอ่านบทความนี้ โปรดติดต่อคุณรูบี้ ฟาน เคอร์สเบอร์เกน ทนายความประจำสำนักงาน Law & More ผ่านทาง ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl หรือคุณ Tom Meevis ทนายความประจำ Law & More ผ่านทาง tom.meevis@lawandmore.nl หรือโทรหาเราที่ +31 (0)40-3690680
