การตรวจสอบพนักงานและความเป็นส่วนตัวในประเทศเนเธอร์แลนด์: ข้อจำกัดทางกฎหมายและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

การทำงานจากที่บ้านและเทคโนโลยีใหม่ๆ ทำให้การติดตามตรวจสอบพนักงานเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยขึ้นในเนเธอร์แลนด์ นายจ้างหลายรายต้องการติดตามว่าพนักงานทำอะไรบ้างในระหว่างวัน

แต่กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของเนเธอร์แลนด์ได้กำหนดข้อจำกัดที่ชัดเจนว่าบริษัทต่างๆ สามารถทำอะไรได้บ้างและทำอะไรไม่ได้บ้างเมื่อเฝ้าติดตามพนักงานของตน

ในประเทศเนเธอร์แลนด์ นายจ้างสามารถตรวจสอบพนักงานได้ก็ต่อเมื่อมีเหตุผลทางธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายซึ่งมีน้ำหนักมากกว่าสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และต้องแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการตรวจสอบดัง กล่าว ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล ส่วนบุคคลทั่วไป (GDPR) กำหนดให้บริษัทต้องพิสูจน์ได้ว่าการตรวจสอบนั้นมีความจำเป็นและไม่มีทางเลือกอื่นที่รุกล้ำความเป็นส่วนตัวน้อยกว่านี้

การฝ่าฝืนกฎเหล่านี้อาจนำไปสู่บทลงโทษร้ายแรงได้

บทความนี้อธิบายถึงข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการติดตามพนักงานในประเทศเนเธอร์แลนด์ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการติดตามประเภทใดที่ได้รับอนุญาต ขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการก่อนติดตามพนักงาน และวิธีการปกป้องสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงานในขณะที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณ

หลักเกณฑ์ทางกฎหมายสำหรับการตรวจสอบพนักงานในประเทศเนเธอร์แลนด์

การติดตามตรวจสอบพนักงานในประเทศเนเธอร์แลนด์อยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวด ซึ่งสร้างสมดุลระหว่างผลประโยชน์ของนายจ้างและสิทธิของลูกจ้าง GDPR และกฎหมายการบังคับใช้ของเนเธอร์แลนด์กำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนซึ่งนายจ้างต้องปฏิบัติตามก่อนที่จะติดตามกิจกรรมใดๆ ของพนักงาน

หลักการพื้นฐานของกฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัว

กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวในเนเธอร์แลนด์กำหนดให้คุณต้องแสดงเหตุผลสนับสนุนการตรวจสอบพนักงานโดยอ้างถึงผลประโยชน์ที่ชอบธรรม ซึ่งหมายความว่าความต้องการทางธุรกิจของคุณต้องมีน้ำหนักมากกว่าสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงาน

คุณไม่สามารถตัดสินใจตรวจสอบการทำงานของพนักงานโดยไม่มีเหตุผลที่สมควรได้ หลักการเรื่องความจำเป็นถือเป็นข้อกำหนดหลักอีกประการหนึ่ง

คุณต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าการเฝ้าติดตามเป็นวิธีเดียวที่จะบรรลุเป้าหมายของคุณ หากมีวิธีการอื่นที่รบกวนน้อยกว่า คุณต้องใช้วิธีเหล่านั้นแทน

พนักงานของคุณมีสิทธิ์ที่จะได้รับการติดต่อสื่อสารที่เป็นความลับในที่ทำงาน คุณไม่สามารถอ่านอีเมลที่ตั้งค่าเป็นส่วนตัวหรือฟังการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนตัวได้

การคุ้มครองนี้ครอบคลุมถึงกรณีที่พนักงานใช้อุปกรณ์ของบริษัทด้วย

กรอบกฎหมายที่เกี่ยวข้องของเนเธอร์แลนด์และสหภาพยุโรป

ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป (GDPR) กำหนดกรอบหลักสำหรับการตรวจสอบพนักงานทั่วสหภาพยุโรป ในประเทศเนเธอร์แลนด์ กฎหมายว่าด้วยการบังคับใช้ GDPR (UAVG) ได้ปรับใช้กฎเหล่านี้ให้เข้ากับกฎหมายแรงงาน ของเนเธอร์แลนด์

หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของเนเธอร์แลนด์ ( Autoriteit Persoonsgegevensหรือ AP) มีหน้าที่บังคับใช้กฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวและให้คำแนะนำเกี่ยวกับแนวทางการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคล

คุณอาจต้องปรึกษาหารือกับ AP ก่อนที่จะนำระบบตรวจสอบความเสี่ยงสูงมาใช้กฎหมาย แรงงานของเนเธอร์แลนด์ เพิ่มการคุ้มครองพิเศษผ่านข้อกำหนดของสภาผู้แทนคนงาน

หากองค์กรของคุณมีสภาพนักงาน คุณต้องได้รับความยินยอมจากสภาพนักงานก่อนที่จะนำระบบติดตามมาใช้ หากไม่ได้รับความยินยอม คุณจะไม่สามารถดำเนินการติดตามพนักงานได้

หน้าที่ของนายจ้างภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับกิจกรรมการตรวจสอบทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ ซึ่งรวมถึงการอธิบายว่าคุณจะตรวจสอบอะไร เหตุใดจึงต้องตรวจสอบ และการตรวจสอบทำงานอย่างไร

คุณควรบันทึกรายละเอียดเหล่านี้ไว้ในแนวทางปฏิบัติหรือระเบียบภายในองค์กร การประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (Data Protection Impact Assessment: DPIA) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการตรวจสอบขนาดใหญ่หรืออย่างเป็นระบบ

การประเมินนี้ช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวและหาวิธีลดความเสี่ยงเหล่านั้น ระบบต่างๆ เช่น เครื่องติดตาม GPS การตรวจสอบอีเมล หรือกล้องวงจรปิดในที่ทำงาน มักต้องมีการประเมินผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัว (DPIA)

หากการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) ของคุณเผยให้เห็นความเสี่ยงสูงที่คุณไม่สามารถลดทอนได้ คุณต้องปรึกษาหารือกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อน คุณไม่สามารถเริ่มการตรวจสอบได้จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นกระบวนการปรึกษาหารือนี้และแก้ไขข้อกังวลใด ๆ ที่หน่วยงานได้ยกขึ้นมา

ประเภทของการตรวจสอบพนักงานที่ได้รับอนุญาตและต้องห้าม

กฎหมายของเนเธอร์แลนด์อนุญาตให้ตรวจสอบพนักงานได้เฉพาะในกรณีที่จำเป็นและเป็นไปตามหลักความเหมาะสมอย่างเคร่งครัด การสอดส่องบางรูปแบบ โดยเฉพาะการตรวจสอบแบบลับๆ มักถูกห้ามเกือบทุกกรณี เว้นแต่จะมีสถานการณ์พิเศษเกิดขึ้น

เงื่อนไขสำหรับการตรวจสอบตามกฎหมาย

คุณสามารถตรวจสอบพนักงานได้ก็ต่อเมื่อคุณมีพื้นฐานทางกฎหมายที่ถูกต้องภายใต้ GDPR เท่านั้น พื้นฐานที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย ความจำเป็นตามสัญญาหรือความยินยอมของพนักงานแม้ว่าความยินยอมจะไม่เหมาะสมนักเนื่องจากความไม่สมดุลของอำนาจในความสัมพันธ์การจ้างงาน

การตรวจสอบของคุณต้องมีความเหมาะสมและจำเป็นหมายความว่าคุณไม่สามารถใช้วิธีการที่รุนแรงเกินไปหากมีวิธีการที่ไม่รุนแรงกว่าซึ่งสามารถบรรลุเป้าหมายเดียวกันได้

คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการตรวจสอบล่วงหน้าด้วย โดยปกติแล้วจะแจ้งผ่านสัญญาจ้างงานหรือนโยบายของสถานที่ทำงานการตรวจสอบอย่างเป็นระบบและการประมวลผลข้อมูลพนักงานในวงกว้างจะทำให้เกิดข้อกำหนดเพิ่มเติม

คุณต้องดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (Data Protection Impact Assessment หรือ DPIA) ก่อนที่จะนำระบบดังกล่าวมาใช้ การประเมินนี้จะประเมินความเสี่ยงต่อความเป็นส่วนตัวของพนักงานและระบุมาตรการป้องกันเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้นให้เหลือน้อยที่สุด

คุณต้องระบุวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบให้ชัดเจน เช่น:

• การปกป้องทรัพย์สินหรือข้อมูลของบริษัท
• การรับรองความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน
• การติดตามผลการปฏิบัติงาน
• ปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมาย

แนวทางการตรวจสอบของคุณต้องไม่ละเมิดกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติคุณไม่สามารถใช้ระบบตรวจสอบที่สร้างการคุ้มครองต่อปัญหาการเลือกปฏิบัติโดยการกำหนดเป้าหมายกลุ่มพนักงานเฉพาะกลุ่มอย่างไม่เป็นธรรมได้

การตรวจสอบที่ถูกห้ามเสมอ

การเฝ้าติดตามหรือสอดแนมพนักงานอย่างลับๆ เป็นสิ่งต้องห้าม ยกเว้นในสถานการณ์ที่หายากมาก คุณสามารถใช้การเฝ้าติดตามแบบซ่อนเร้นได้ก็ต่อเมื่อคุณมีข้อสงสัยที่แน่ชัดเกี่ยวกับการกระทำผิดทางอาญาหรือการประพฤติมิชอบร้ายแรง และแม้ในกรณีนั้น ก็ต่อเมื่อวิธีการที่รุกล้ำน้อยกว่าได้ล้มเหลวแล้วเท่านั้น

คุณไม่สามารถตรวจสอบได้:

• ห้องสุขาหรือห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า
• การสื่อสารส่วนตัวบนอุปกรณ์ส่วนตัว
• กิจกรรมของพนักงานระหว่างช่วงพักในพื้นที่พักผ่อนที่กำหนดไว้
• การให้ข้อมูลด้านสุขภาพโดยไม่ได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งและไม่มีความจำเป็นที่ถูกต้อง

การตรวจสอบพนักงานแต่ละคนอย่างต่อเนื่องหรือถาวรก็เป็นสิ่งต้องห้ามเช่นกัน หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลของเนเธอร์แลนด์พิจารณาว่าการกระทำดังกล่าวไม่เหมาะสมและเป็นการละเมิดศักดิ์ศรีของพนักงาน

การอนุมัติและการมีส่วนร่วมของสภาแรงงาน

คุณต้องขอ อนุมัติ จากสภาแรงงาน (WOR) ก่อนที่จะนำระบบตรวจสอบพนักงานมาใช้ พระราชบัญญัติสภาแรงงานกำหนดให้คุณต้องขอคำแนะนำหรือความยินยอมจากสภาแรงงานของคุณ ขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบที่คุณวางแผนจะนำมาใช้

สำหรับเทคโนโลยีการตรวจสอบส่วนใหญ่ คุณต้องได้ รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง จากสภาแรงงานซึ่งรวมถึงระบบที่ติดตามการใช้งานคอมพิวเตอร์ การตรวจสอบตำแหน่ง หรือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คุณไม่สามารถดำเนินการต่อได้หากไม่ได้รับการอนุมัตินี้ สภาแรงงานมีสิทธิ์ตรวจสอบข้อเสนอการตรวจสอบของคุณและประเมินว่าข้อเสนอดังกล่าวปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานอย่างเพียงพอหรือไม่

พวกเขาสามารถปฏิเสธการให้ความยินยอมได้ หากพวกเขาเชื่อว่าการตรวจสอบนั้นมากเกินไปหรือไม่จำเป็น

ข้อกำหนดสำคัญสำหรับการตรวจสอบพนักงาน

ในประเทศเนเธอร์แลนด์ นายจ้างต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เฉพาะ ภายใต้ GDPR ก่อนที่จะตรวจสอบพนักงาน ข้อกำหนดเหล่านี้ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้มีการกำกับดูแลทางธุรกิจอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

การทดสอบผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายและความจำเป็น

คุณต้องแสดงให้เห็นถึงผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายซึ่ง justifies การตรวจสอบพนักงานของคุณ ผลประโยชน์นี้ต้องมีน้ำหนักมากกว่าสิทธิของพนักงานในการรักษาความเป็นส่วนตัวและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

การทดสอบความจำเป็นกำหนดให้คุณต้องพิสูจน์ว่าการเฝ้าติดตามเป็นวิธีเดียวที่จะบรรลุเป้าหมายของคุณ หากมีทางเลือกอื่นที่รบกวนน้อยกว่า คุณก็ไม่สามารถใช้วิธีการเฝ้าติดตามที่รบกวนมากกว่าได้

ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ติดตามบนคอมพิวเตอร์ของพนักงานทุกคนได้ หากการตรวจสอบเป็นระยะๆ ก็สามารถแก้ไขข้อกังวลของคุณได้ คุณจำเป็นต้องจัดทำเอกสารว่าทำไมการตรวจสอบจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายโดยทั่วไป ได้แก่ การป้องกันการโจรกรรม การปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ หรือการรับรองความปลอดภัยในที่ทำงาน คุณต้องสามารถพิสูจน์เหตุผลในแต่ละกรณีได้

ความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวต้องได้รับการประเมินอย่างรอบคอบโดยพิจารณาจากความต้องการทางธุรกิจ กฎหมายไม่อนุญาตให้มีการตรวจสอบเพียงเพราะมีเทคโนโลยีนั้นอยู่แล้ว หรือเพียงเพราะคุณต้องการกำกับดูแลกิจกรรมของพนักงานโดยทั่วไป

ความโปร่งใสและข้อมูลพนักงาน

คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบก่อนที่จะเริ่มทำการตรวจสอบพวกเขา ข้อกำหนดนี้ไม่ใช่ทางเลือกภายใต้กฎระเบียบ GDPR

พนักงานของคุณจำเป็นต้องทราบว่าคุณใช้ระบบตรวจสอบประเภทใด เกิดขึ้นเมื่อใด และคุณเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลใดบ้าง คุณควรให้ข้อมูลนี้ผ่านแนวทางภายใน ข้อบังคับด้านจริยธรรม หรือคู่มือพนักงาน

ข้อมูลที่ต้องการประกอบด้วย:

• พฤติกรรมใดบ้างที่ได้รับอนุญาตและถูกห้าม
• ระบบตรวจสอบใดบ้างที่ถูกนำมาใช้
• เหตุใดการติดตามตรวจสอบจึงมีความจำเป็น
• คุณเก็บรักษาข้อมูลไว้นานแค่ไหน
• ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลการติดตามได้

คุณไม่สามารถเฝ้าติดตามพนักงานอย่างลับๆ ได้ เว้นแต่คุณจะปฏิบัติตามเงื่อนไขที่เข้มงวดเพิ่มเติมสำหรับการเฝ้าติดตามแบบลับๆ ความโปร่งใสเป็นหลักการพื้นฐานของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

สิทธิในการสื่อสารที่เป็นความลับ

คุณต้องเคารพสิทธิ์ในการสื่อสารส่วนตัวของพนักงานในที่ทำงาน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถอ่านอีเมลที่เป็นเรื่องส่วนตัวอย่างชัดเจน หรือดักฟังการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนตัวได้

สิทธิของพนักงานรวมถึงความสามารถในการสื่อสารที่เป็นความลับบางอย่าง แม้กระทั่งขณะใช้อุปกรณ์ของบริษัท คุณควรจัดทำนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้ระบบของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว โดยคำนึงถึงสิทธินี้ด้วย

หากคุณตรวจสอบอีเมลหรือการโทร คุณจำเป็นต้องมีระเบียบปฏิบัติเพื่อระบุและปกป้องการสื่อสารที่เป็นส่วนตัว ตัวอย่างเช่น คุณอาจอนุญาตให้พนักงานทำเครื่องหมายอีเมลส่วนตัว หรือจำกัดการตรวจสอบเฉพาะในเวลาทำการเท่านั้น

ประเภทพิเศษของการตรวจสอบ

การตรวจสอบประเภทต่างๆ ก่อให้เกิดข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวและข้อกำหนดทางกฎหมายที่แตกต่างกัน การเฝ้าระวังด้วยกล้องวงจรปิด การติดตามด้วย GPS และการตรวจสอบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ล้วนมีกฎเกณฑ์เฉพาะที่นายจ้างต้องปฏิบัติตามในประเทศเนเธอร์แลนด์

การเฝ้าระวังด้วยกล้องวงจรปิดและการตรวจสอบวิดีโอ

นายจ้างสามารถใช้กล้องวงจรปิดในที่ทำงานเพื่อป้องกันการโจรกรรมหรือปกป้องทรัพย์สินได้ แต่มีข้อจำกัดที่เข้มงวด คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งและวัตถุประสงค์ของกล้องวงจรปิด

ต้องติดป้ายให้เห็นได้ชัดเจนบริเวณทางเข้าและในพื้นที่ที่มีการตรวจสอบการใช้งานกล้องวงจรปิดถูกจำกัดในบางพื้นที่:

• ต้องห้ามห้องสุขา, ห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า, ห้องพักผ่อน
• จำกัดพื้นที่ที่พนักงานคาดหวังความเป็นส่วนตัว
• ได้รับอนุญาต: บริเวณทางเข้า, คลังสินค้า, พื้นที่โรงงาน (พร้อมเหตุผลประกอบ)

คุณไม่สามารถใช้กล้องวงจรปิดเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างต่อเนื่องได้ ต้องจัดเก็บภาพวิดีโออย่างปลอดภัยและลบออกหลังจากระยะเวลาที่เหมาะสม ซึ่งโดยทั่วไปคือภายในสี่สัปดาห์

การเข้าถึงบันทึกภาพต้องจำกัดเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น กล้องที่ซ่อนไว้จะได้รับอนุญาตเฉพาะในกรณีพิเศษ เช่น การสืบสวนการประพฤติมิชอบร้ายแรงเมื่อวิธีการอื่นล้มเหลว

คุณต้องดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) ก่อนติดตั้งระบบกล้องวงจรปิดขนาดใหญ่ นอกจากนี้ สภาแรงงานของคุณต้องให้ความยินยอมต่อแผนการติดตั้งกล้องวงจรปิดด้วย

ข้อมูลการติดตามด้วย GPS และตำแหน่งที่ตั้ง

อนุญาตให้ใช้ระบบติดตาม GPS ในรถยนต์ของบริษัทได้เมื่อจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น การวางแผนเส้นทางหรือความปลอดภัยของยานพาหนะ คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับระบบติดตามก่อนที่จะเริ่มใช้งาน

ระบบควรติดตามเฉพาะในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น เว้นแต่คุณจะสามารถให้เหตุผลในการติดตามตลอด 24 ชั่วโมงได้ คุณไม่สามารถใช้ข้อมูล GPS เพื่อติดตามพฤติกรรมการขับขี่อย่างต่อเนื่อง หรือประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานแต่ละคนโดยไม่มีเหตุผลที่ชัดเจน

ข้อกำหนดสำคัญสำหรับการติดตามด้วย GPS:

• นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจนซึ่งอธิบายถึงวัตถุประสงค์
• การเข้าถึงข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งมีจำกัด
• การลบข้อมูลการติดตามเก่าเป็นประจำ
• การอนุมัติจากสภาแรงงาน

คุณต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าการติดตามด้วย GPS นั้นจำเป็น และทางเลือกอื่นที่รบกวนน้อยกว่านั้นใช้ไม่ได้ผล การเดินทางส่วนตัวในช่วงพักไม่ควรถูกตรวจสอบหรือบันทึก

การตรวจสอบการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์และสื่อสังคมออนไลน์

การตรวจสอบอีเมลและการใช้งานอินเทอร์เน็ตของพนักงานจำเป็นต้องมีเหตุผลอันสมควร คุณต้องเคารพสิทธิ์ในการสื่อสารที่เป็นความลับ

อีเมลส่วนตัวที่ถูกระบุว่าเป็นส่วนตัวจะไม่สามารถเปิดหรืออ่านได้ คุณสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมเกี่ยวกับการใช้งานอินเทอร์เน็ตและอีเมลในช่วงเวลาทำงานได้

อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบการสื่อสารทั้งหมดอย่างครอบคลุมนั้นมักจะมากเกินไป การตรวจสอบใดๆ ก็ตามจะต้องเหมาะสมกับผลประโยชน์ทางธุรกิจของคุณ

การตรวจสอบสื่อสังคมออนไลน์เผชิญกับข้อจำกัดที่เข้มงวดมากยิ่งขึ้น คุณไม่สามารถตรวจสอบบัญชีสื่อสังคมออนไลน์ส่วนตัวของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ

การตรวจสอบโพสต์สาธารณะจะได้รับอนุญาตเฉพาะเมื่อจำเป็นเพื่อปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย เช่น การป้องกันความเสียหายต่อชื่อเสียง คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เกิดขึ้นและเหตุผลในการดำเนินการ

ต้องได้รับความยินยอมจากสภาแรงงานสำหรับระบบตรวจสอบซอฟต์แวร์ที่ติดตามการกดแป้นพิมพ์หรือถ่ายภาพหน้าจอแบบสุ่มโดยทั่วไปจะไม่ผ่านเกณฑ์ความจำเป็น เว้นแต่จะมีสถานการณ์พิเศษเกิดขึ้น

การประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลและมาตรการป้องกันความเสี่ยงสูง

นายจ้างต้องดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลเมื่อกิจกรรมการตรวจสอบก่อให้เกิดความเสี่ยงสูงต่อความเป็นส่วนตัวของพนักงาน หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลของเนเธอร์แลนด์กำหนดให้ต้องปรึกษาหารือล่วงหน้าในบางกรณี และเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลของคุณมีบทบาทสำคัญในกระบวนการนี้

เมื่อจำเป็นต้องมีการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล

คุณต้องดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) ก่อนที่จะนำระบบตรวจสอบที่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงสูงต่อสิทธิและเสรีภาพของพนักงานมาใช้ GDPR กำหนดให้ต้องดำเนินการดังกล่าวสำหรับกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลบางประเภท

การตรวจสอบของคุณจำเป็นต้องมีการประเมินผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัว (DPIA) เมื่อเกี่ยวข้องกับการประเมินพนักงานอย่างเป็นระบบและครอบคลุมผ่านกระบวนการอัตโนมัติ รวมถึงการสร้างโปรไฟล์ที่มีผลต่อสภาพการทำงานหรือสถานะการจ้างงานของพวกเขา การประมวลผลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับพนักงานในปริมาณมากก็ทำให้ต้องมีข้อกำหนดนี้เช่นกัน

สำนักงานคุ้มครองข้อมูลแห่งเนเธอร์แลนด์ได้เผยแพร่รายชื่อกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลที่ต้องมีการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) โดยทั่วไปแล้ว กิจกรรมการตรวจสอบของคุณจะต้องมีการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) เมื่อตรงตามเกณฑ์อย่างน้อยสองข้อต่อไปนี้:

• การตัดสินใจอัตโนมัติที่มีผลกระทบอย่างมากต่อพนักงาน
• การตรวจสอบพฤติกรรมหรือสถานที่ทำงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ
• การประมวลผลข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนในปริมาณมาก
• การใช้เทคโนโลยีการตรวจสอบแบบใหม่
• การรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเกินความคาดหมายของพนักงาน

หากคุณเชื่อว่าการตรวจสอบของคุณไม่จำเป็นต้องมีการประเมินผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัว (DPIA) แม้ว่าจะตรงตามเกณฑ์หลายข้อ คุณควรบันทึกเหตุผลของคุณไว้ด้วย

บทบาทของเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล

เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลของคุณจะต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) ตั้งแต่เริ่มต้น พวกเขาจะให้คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับ ข้อผูกพันด้าน การคุ้มครองข้อมูลและช่วยระบุความเสี่ยงในกิจกรรมการตรวจสอบของคุณ

เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) จะติดตามการดำเนินการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPIA) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามวิธีการที่ถูกต้อง พวกเขาจะตรวจสอบว่าคุณได้ระบุถึงกิจกรรมการประมวลผลที่มีความเสี่ยงสูงอย่างถูกต้อง และประเมินว่ามาตรการป้องกันนั้นเพียงพอหรือไม่

เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) ของคุณทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อระหว่างคุณูปการต่อข้อมูลส่วนบุคคล (AP) และช่วยพิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการปรึกษาหารือล่วงหน้าหรือไม่ พวกเขาต้องมีอำนาจและทรัพยากรที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ และรายงานผลการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPIA) โดยตรงต่อผู้บริหารระดับสูง

ปรึกษาหารือกับหน่วยงานคุ้มครองข้อมูลของเนเธอร์แลนด์ก่อน

คุณต้องปรึกษา AP ก่อนดำเนินการตรวจสอบเมื่อ DPIA ของคุณแสดงให้เห็นถึงความเสี่ยงที่เหลืออยู่สูงซึ่งไม่สามารถลดทอนได้อย่างเพียงพอ การปรึกษาหารือนี้เป็นข้อบังคับเมื่อไม่มีมาตรการป้องกันใด ๆ ที่สามารถลดความเสี่ยงลงสู่ระดับที่ยอมรับได้

ที่ปรึกษาทางการแพทย์จะให้คำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรภายในแปดสัปดาห์หลังจากได้รับคำขอคำปรึกษาของคุณ ระยะเวลานี้สามารถขยายได้อีกหกสัปดาห์สำหรับกรณีที่ซับซ้อน

คุณไม่สามารถใช้งานระบบตรวจสอบได้จนกว่า AP จะตอบกลับ การปรึกษาหารือของคุณต้องรวมถึงผลการประเมินผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัว (DPIA) มาตรการที่คุณวางแผนจะนำไปใช้ และคำอธิบายว่าเหตุใดความเสี่ยงที่เหลืออยู่จึงยังคงสูงอยู่

หน่วยงาน AP อาจแนะนำมาตรการป้องกันเพิ่มเติมหรือห้ามการประมวลผลหากความเสี่ยงรุนแรงเกินไป คุณควรคำนึงถึงช่วงเวลาการปรึกษาหารือนี้ในกำหนดการโครงการของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับนายจ้างและสิทธิของลูกจ้าง

นายจ้างต้องพัฒนานโยบายการตรวจสอบ ที่ชัดเจน ซึ่งสอดคล้องกับกฎหมายของเนเธอร์แลนด์ พร้อมทั้งคุ้มครองสิทธิของพนักงานการทำงานจากระยะไกลจำเป็นต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับขอบเขตความเป็นส่วนตัว

พนักงานยังคงมีสิทธิ์ที่จะคัดค้านการตรวจสอบผ่านสหภาพแรงงานและช่องทางกฎหมาย

การพัฒนาและดำเนินการตามนโยบายการติดตามตรวจสอบ

นโยบายการตรวจสอบของคุณต้องระบุอย่างชัดเจนว่าคุณจะตรวจสอบอะไร เหตุใดจึงต้องตรวจสอบ และคุณจะปกป้องข้อมูลของพนักงานอย่างไร กฎหมายของเนเธอร์แลนด์กำหนดให้คุณต้องแจ้งสภาแรงงานหรือตัวแทนพนักงานก่อนที่จะนำระบบตรวจสอบใดๆ มาใช้

คุณควรจัดทำเอกสารเกี่ยวกับผลประโยชน์ทางธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายซึ่งเป็นเหตุผลในการตรวจสอบ เช่น การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล หรือการรับรองความปลอดภัยในที่ทำงาน นโยบายของคุณควรระบุประเภทของการตรวจสอบที่คุณจะใช้ ไม่ว่าจะเป็นการติดตามอีเมล บันทึกการใช้งานคอมพิวเตอร์ หรือการเฝ้าระวังด้วยกล้องวิดีโอ

คุณต้องจำกัดการเก็บรวบรวมข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้เท่านั้น โปรดระบุรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณจะเก็บรักษาข้อมูลการตรวจสอบ และผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลดังกล่าว

คุณควรจัดอบรมให้แก่ผู้จัดการและพนักงานเกี่ยวกับแนวทางการตรวจสอบ นโยบายของคุณต้องระบุถึงผลที่ตามมาจากการฝ่าฝืนนโยบาย และอธิบายวิธีการที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลการตรวจสอบของตนเองได้

สหภาพแรงงานมักทบทวนนโยบายเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่านโยบายเหล่านั้นปกป้องสภาพการทำงานและผลประโยชน์ของพนักงาน คุณต้องปรับปรุงนโยบายการตรวจสอบของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและข้อกำหนดทางกฎหมาย

สิทธิและการเยียวยาของพนักงาน

พนักงานของคุณมีสิทธิ์ที่จะทราบว่ามีการตรวจสอบอะไรบ้าง และมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของตน พวกเขาสามารถขอแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และคัดค้านการตรวจสอบที่ละเมิดความเป็นส่วนตัวของพวกเขาได้

กฎหมายของเนเธอร์แลนด์กำหนดให้คุณต้องตอบสนองต่อคำขอเหล่านี้ภายในหนึ่งเดือน พนักงานสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อหน่วยงานคุ้มครองข้อมูลของเนเธอร์แลนด์ได้ หากพวกเขาเชื่อว่าการตรวจสอบของคุณละเมิดกฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัว

นอกจากนี้ พวกเขายังอาจแสวงหาทางแก้ไขผ่านสหภาพแรงงาน ซึ่งสามารถเจรจาต่อรองเงื่อนไขการทำงานที่ดีขึ้นและขอบเขตการตรวจสอบต่างๆ ในนามของพวกเขาได้ หากการตรวจสอบนำไปสู่การเลิกจ้างสัญญาจ้างงาน พนักงานสามารถฟ้องร้องคดีเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรมต่อศาลได้

คุณต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงสิทธิ์ในการปฏิเสธการให้ความยินยอมในการตรวจสอบที่ไม่จำเป็นต่อหน้าที่การงานของพวกเขา พนักงานยังคงมีสิทธิ์ในความเป็นส่วนตัวในการติดต่อสื่อสารส่วนบุคคลและในพื้นที่พักผ่อน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วห้ามการตรวจสอบ

พนักงานของคุณสามารถขอตรวจสอบระบบการติดตามเพื่อยืนยันว่าระบบปฏิบัติตามนโยบายที่คุณกำหนดไว้หรือไม่ได้เช่นกัน

การติดตามตรวจสอบในบริบท: การทำงานทางไกลและสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่น

การทำงานจากระยะไกลก่อให้เกิดความท้าทายเฉพาะตัวในการตรวจสอบดูแลในขณะที่ยังคงรักษาความเป็นส่วนตัวของพนักงาน คุณไม่สามารถใช้วิธีการเฝ้าระวังแบบเดียวกันกับพนักงานที่ทำงานจากบ้านได้เหมือนกับที่ใช้ในสำนักงานแบบดั้งเดิม

โดยทั่วไปศาลเนเธอร์แลนด์ห้ามการตรวจสอบด้วยกล้องวงจรปิดอย่างต่อเนื่องกับ พนักงาน ที่ทำงานจากระยะไกลเนื่องจากเป็นการละเมิดพื้นที่ส่วนตัวของพวกเขา คุณควรเน้นที่การวัดผลการปฏิบัติงานตามผลลัพธ์มากกว่าการติดตามกิจกรรมอย่างต่อเนื่องของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล

หากคุณจำเป็นต้องตรวจสอบอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน คุณต้องแยกแยะระหว่างเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวให้ชัดเจน นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณควรระบุว่าการตรวจสอบจะเกิดขึ้นเมื่อใดและใช้เครื่องมือใด

คุณต้องเคารพขอบเขตระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเมื่อพนักงานทำงานจากที่บ้าน สวัสดิการและสภาพการทำงานของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลควรเทียบเท่ากับพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน

หากบริษัทจัดหาอุปกรณ์สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล โปรดระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานสามารถใช้อุปกรณ์เหล่านั้นเพื่อกิจกรรมส่วนตัวได้หรือไม่ คุณควรหลีกเลี่ยงการตรวจสอบระหว่างช่วงพักหรือนอกเวลาทำงานที่ตกลงกันไว้ แม้แต่กับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลก็ตาม

คำถามที่พบบ่อย

กำลังมองหาอย่างอื่นอยู่หรือเปล่า? ดัชนีคู่มือเกี่ยวกับกฎหมายแรงงานของเนเธอร์แลนด์ ของเรา ได้รวบรวมทุกสิ่งที่เราเขียนเกี่ยวกับหัวข้อนี้ไว้แล้ว โดยจัดเรียงตามหัวข้อ