การตรวจสอบการทำงานของพนักงานในเนเธอร์แลนด์: สิ่งที่นายจ้างสามารถทำได้และทำไม่ได้

การตรวจสอบพนักงานเป็นเรื่องถูกกฎหมายในเนเธอร์แลนด์เฉพาะในกรณีที่นายจ้างมีวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมายและเฉพาะเจาะจงซึ่งสำคัญกว่าความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ไม่มีวิธีการอื่นใดที่รุกล้ำความเป็นส่วนตัวน้อยกว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์นั้นได้ และพนักงานได้รับแจ้งล่วงหน้าแล้วว่ามีการตรวจสอบอะไรและเพราะเหตุใด กฎเหล่านี้มาจาก AVG (ชื่อภาษาดัตช์ของระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป ) จาก Uitvoeringswet AVG และจาก Wet op de ondernemingsraden ซึ่งในกรณีส่วนใหญ่กำหนดให้สภาแรงงานต้องเห็นชอบก่อนที่จะนำระบบตรวจสอบใดๆ มาใช้ การตรวจสอบที่นำมาใช้โดยไม่ผ่านขั้นตอนเหล่านี้ถือว่าผิดกฎหมาย ไม่ว่าสัญญาจ้างงานจะระบุไว้อย่างไรก็ตาม

ในประเทศเนเธอร์แลนด์ มีกฎระเบียบใดบ้างที่ควบคุมการตรวจสอบพนักงาน

มีกฎหมายสี่ฉบับที่บังคับใช้พร้อมกัน และนายจ้างที่พิจารณาเพียงฉบับแรกจะประสบปัญหา กฎหมาย AVG ควบคุมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลทุกรูปแบบ และการตรวจสอบก็ถือเป็นการประมวลผลตามนิยาม กฎหมาย Uitvoeringswet AVG (UAVG) เติมเต็มส่วนที่กฎหมายระดับชาติไม่ได้กำหนดไว้ และเป็นกฎหมายที่ให้ อำนาจการกำกับดูแลแก่หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens ) มาตรา 8 ของอนุสัญญาว่าด้วยสิทธิมนุษยชนแห่งยุโรปคุ้มครองชีวิตส่วนตัว และศาลสิทธิมนุษยชนแห่งยุโรปได้ยืนยันว่าการคุ้มครองนี้ไม่ได้สิ้นสุดที่ประตูสำนักงาน: การติดต่อสื่อสารในที่ทำงานก็อยู่ภายใต้การคุ้มครองนี้ และนายจ้างต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าถึงลักษณะและขอบเขตของการตรวจสอบใดๆ ที่เกิดขึ้น

กฎหมายแรงงานของเนเธอร์แลนด์เพิ่มข้อกำหนดอีกชั้นหนึ่ง มาตรา 7:611 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน (Burgerlijk Wetboek) กำหนดให้นายจ้างต้องปฏิบัติตนเป็นนายจ้างที่ดี และศาลจะนำมาตรฐานนั้นมาใช้กับการตรวจสอบที่อาจถูกต้องตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูล แต่ไม่สมดุลกับความสัมพันธ์ในการจ้างงาน สุดท้าย กฎหมายอาญาได้กำหนดขอบเขตไว้ว่า การบันทึกบทสนทนาที่คุณไม่ได้เป็นส่วนหนึ่ง และการถ่ายทำผู้คนอย่างลับๆ ด้วยอุปกรณ์ที่ซ่อนเร้นในพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ปิด เป็นความผิดทางอาญา และทั้งสัญญาจ้างงานและนโยบายความเป็นส่วนตัวไม่สามารถอนุญาตให้กระทำการดังกล่าวได้

โดยรวมแล้ว สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดกฎปฏิบัติข้อเดียว การตรวจสอบไม่ใช่สิ่งต้องห้าม แต่ก็ไม่ใช่สิทธิพิเศษของผู้บริหารที่สามารถประกาศได้โดยพลการ การตรวจสอบเป็นกระบวนการที่ต้องได้รับการออกแบบ ชี้แจงเหตุผล จัดทำเอกสาร และตกลงกันก่อนที่จะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแม้แต่ไบต์เดียว บทสรุปกฎหมายความเป็นส่วนตัวของเนเธอร์แลนด์ ของเรา ได้แสดงให้เห็นว่าข้อผูกพันเหล่านั้นสอดคล้องกันอย่างไรในองค์กร

พื้นฐานทางกฎหมาย: เหตุใดการยินยอมจึงแทบไม่เคยได้ผล

มาตรการตรวจสอบทุกอย่างจำเป็นต้องมีพื้นฐานทางกฎหมายภายใต้มาตรา 6 ของ AVG และในบริบทการจ้างงานนั้น มีเพียงทางเลือกเดียวที่ใช้ได้ผลคือ ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย การยินยอมไม่ใช่ทางเลือกนั้น หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens) และหน่วยงานกำกับดูแลด้านการคุ้มครองข้อมูลของยุโรปมีจุดยืนที่สอดคล้องกันว่า พนักงานแทบจะไม่สามารถปฏิเสธได้อย่างอิสระ เนื่องจากความสัมพันธ์เชิงอำนาจทำให้การปฏิเสธมีต้นทุนสูง การยินยอมที่ได้มาในสถานการณ์เช่นนั้นจึงไม่ใช่การยินยอมโดยสมัครใจและไม่ถูกต้องตามกฎหมาย และนายจ้างที่สร้างโปรแกรมการตรวจสอบโดยอาศัยแบบฟอร์มการยินยอมที่ลงนามแล้วนั้น ก็สร้างมันขึ้นมาโดยไม่มีพื้นฐานใดๆ

ความจำเป็นในการปฏิบัติตามสัญญาจ้างงานนั้นเป็นพื้นฐานที่อ่อนแอเช่นกัน การจ่ายค่าจ้างต้องอาศัยการบริหารจัดการ ไม่ได้ต้องอาศัยการบันทึกการกดแป้นพิมพ์ การปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายนั้นอาจเป็นเหตุผลที่เพียงพอสำหรับการบันทึกบางรูปแบบ เช่น บันทึกเวลาทำงาน หรือการตรวจสอบที่สถาบันการเงินกำหนด แต่ก็เฉพาะในขอบเขตที่ข้อผูกพันนั้นครอบคลุมจริงเท่านั้น

นั่นทำให้เหลือเพียงการทดสอบผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งมีสามขั้นตอนที่ต้องดำเนินการตามลำดับและบันทึกไว้ ขั้นแรก ระบุผลประโยชน์อย่างเป็นรูปธรรม: ไม่ใช่การกำกับดูแลทั่วไป แต่เป็นการป้องกันการขโมยจากคลังสินค้าเฉพาะแห่ง การปกป้องข้อมูลลับในหมวดหมู่ที่ระบุ หรือการปฏิบัติตามหน้าที่ด้านความปลอดภัยเฉพาะอย่าง ขั้นที่สอง แสดงให้เห็นถึงความจำเป็น: การตรวจสอบต้องสามารถตอบสนองผลประโยชน์นั้นได้จริง และต้องไม่มีมาตรการอื่นที่รุกล้ำน้อยกว่า ขั้นที่สาม ชั่งน้ำหนักผลประโยชน์เทียบกับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน โดยคำนึงถึงว่ามาตรการนั้นรุกล้ำมากน้อยเพียงใด ใช้เวลานานแค่ไหน ส่งผลกระทบต่อคนกี่คน และพวกเขาสามารถคาดหวังอะไรได้อย่างสมเหตุสมผล

สาเหตุที่โครงการตรวจสอบจำนวนมากล้มเหลวก็เพราะว่าขั้นตอนแรกถูกละเลยไป นายจ้างที่ไม่สามารถระบุได้อย่างแน่ชัดว่าการตรวจสอบนั้นแก้ปัญหาอะไรได้ ก็จะไม่สามารถผ่านขั้นตอนที่สองและสามไปได้เช่นกัน และศาลที่พิจารณาการเลิกจ้างโดยอาศัยหลักฐานเหล่านั้นก็จะตัดสินเช่นนั้น การทดสอบเดียวกันนี้เป็นพื้นฐานของกฎเกี่ยวกับการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของพนักงานในทุกส่วนของความสัมพันธ์ในการจ้างงาน

ความจำเป็น ความเหมาะสม และข้อจำกัดของเทคโนโลยี

ความจำเป็นและความได้สัดส่วนเป็นคำถามที่แยกจากกัน และต้องตอบทั้งสองประเด็น ความจำเป็นถามว่ามาตรการนั้นเหมาะสมหรือไม่ และมีทางเลือกอื่นที่เบากว่าหรือไม่ ส่วนความได้สัดส่วนถามว่าการแทรกแซงนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่เมื่อเทียบกับผลประโยชน์ที่ได้รับ แม้ว่าจะไม่มีทางเลือกอื่นที่เบากว่าเลยก็ตาม มาตรการหนึ่งอาจมีความจำเป็นแต่ยังไม่ได้สัดส่วน และในกรณีเช่นนั้น มาตรการนั้นก็ผิดกฎหมาย

ในทางปฏิบัติ การประเมินจะขึ้นอยู่กับตัวแปรเพียงไม่กี่ตัว การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องนั้นได้รับการปฏิบัติอย่างเข้มงวดกว่าการตรวจสอบเป็นระยะหรือการตรวจสอบแบบสุ่มตัวอย่าง การตรวจสอบที่มุ่งเป้าไปที่ข้อสงสัยเฉพาะเจาะจงต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งนั้นง่ายต่อการให้เหตุผลมากกว่าการตรวจสอบพนักงานทั้งหมดในช่วงเวลาจำกัด ข้อมูลที่รวบรวมหรือข้อมูลที่ใช้นามแฝงซึ่งแสดงให้เห็นถึงรูปแบบโดยไม่ระบุตัวบุคคลนั้น มักจะเป็นทางเลือกที่เบากว่าและควรลองใช้ก่อนเสมอ และการตรวจสอบที่ล่วงล้ำเข้าไปในพื้นที่ที่พนักงานคาดหวังความเป็นส่วนตัวอย่างถูกต้องตามกฎหมาย เช่น พื้นที่พักผ่อน ห้องสุขา หรือบ้าน จะไม่ผ่านการตรวจสอบ

มีข้อจำกัดเพิ่มเติมอีกสองประการที่ควรกล่าวถึง การตรวจสอบต้องไม่ถูกนำไปใช้ในลักษณะที่ก่อให้เกิดการเลือกปฏิบัติทางอ้อม ตัวอย่างเช่น การนำระบบไปใช้ในทางปฏิบัติเฉพาะกับกลุ่มที่กำหนดโดยแหล่งกำเนิด อายุ หรือสุขภาพ ซึ่งเป็นการนำกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติ มาใช้ ร่วมกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูล และการตรวจสอบต้องไม่ประมวลผลข้อมูลประเภทพิเศษ รวมถึงข้อมูลด้านสุขภาพ เว้นแต่จะมีข้อยกเว้นที่จำกัดใน AVG ระบบอาชีวอนามัยที่บันทึกวันที่ขาดงานนั้นถูกต้องตามกฎหมาย แต่ผู้จัดการที่บันทึกเหตุผลของการขาดงานนั้นไม่ถูกต้องตามกฎหมาย

ความโปร่งใส: สิ่งที่พนักงานต้องได้รับแจ้งก่อนเริ่มการตรวจสอบ

ข้อมูลจะต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า และต้องมีความเฉพาะเจาะจงเพียงพอที่จะเป็นประโยชน์ มาตรา 13 และ 14 ของ AVG กำหนดให้นายจ้างต้องระบุว่ามีการเก็บรวบรวมข้อมูลใดบ้าง เพื่อวัตถุประสงค์ใด บนพื้นฐานใด ใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน และพนักงานมีสิทธิ์อะไรบ้าง ในบริบทการจ้างงาน ข้อมูลดังกล่าวควรอยู่ในโปรโตคอลการตรวจสอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือระเบียบปฏิบัติ ไม่ใช่ในข้อความที่ซ่อนอยู่ในสัญญา และควรแจ้งซ้ำอีกครั้งเมื่อระบบมีการเปลี่ยนแปลง

ระเบียบปฏิบัติที่ใช้ได้จริงจะต้องตอบคำถามสี่ข้ออย่างชัดเจน ประการแรก คือ พฤติกรรมใดที่คาดหวังและพฤติกรรมใดที่ห้ามทำ เพื่อให้พนักงานทราบมาตรฐานที่ใช้ในการประเมินตนเอง ประการที่สอง คือ มีระบบใดบ้างที่ใช้งานอยู่ เช่น การบันทึกข้อมูลการใช้งานอินเทอร์เน็ต ตำแหน่งกล้องวงจรปิด การติดตามยานพาหนะ การควบคุมการเข้าถึง ประการที่สาม คือ ใครบ้างที่สามารถดูข้อมูลได้ ภายใต้เงื่อนไขใด และได้รับอนุญาตอย่างไร เพราะการที่ผู้จัดการระดับหัวหน้างานเข้าถึงข้อมูลได้อย่างไม่จำกัดเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด และประการสุดท้าย คือ ข้อมูลแต่ละประเภทจะถูกเก็บรักษาไว้นานเท่าใดก่อนที่จะถูกลบโดยอัตโนมัติ

นอกจากโปรโตคอลแล้ว ยังมีเอกสารอีกสองฉบับที่หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens) จะขอเป็นอันดับแรกในการตรวจสอบใดๆ ทะเบียนกิจกรรมการประมวลผลภายใต้มาตรา 30 ของ AVG ต้องระบุรายการการดำเนินการตรวจสอบ และในกรณีที่การตรวจสอบเป็นระบบและครอบคลุม หรือเกี่ยวข้องกับการประมวลผลขนาดใหญ่ จะต้องมีการประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล (Data Protection Impact Assessment หรือ DPIA) ก่อนที่ระบบจะเริ่มใช้งาน หาก DPIA แสดงให้เห็นถึงความเสี่ยงที่เหลืออยู่สูงซึ่งไม่สามารถบรรเทาได้ นายจ้างต้องปรึกษา Autoriteit Persoonsgegevens ล่วงหน้าภายใต้มาตรา 36 จากนั้นหน่วยงานจะมีเวลาแปดสัปดาห์ในการตอบกลับ ซึ่งสามารถขยายได้อีกหกสัปดาห์ และในระหว่างนั้นระบบจะไม่สามารถใช้งานได้ เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล (Data Protection Officer หรือ IPO) หากมีการแต่งตั้ง จะต้องมีส่วนร่วมในการประเมินตั้งแต่เริ่มต้น

ความโปร่งใสก็มีขีดจำกัดเช่นกัน พนักงานต้องรักษาความลับในระดับหนึ่งในการสื่อสารของตน แม้ว่าจะใช้อุปกรณ์ของบริษัทก็ตาม นายจ้างอาจกำหนดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการใช้งานส่วนตัว และอาจปิดการใช้งานส่วนตัวโดยสิ้นเชิง แต่ไม่สามารถอ่านข้อความที่เห็นได้ชัดว่าเป็นเรื่องส่วนตัวได้ บทความของเราเกี่ยวกับว่าการสื่อสารที่เป็นความลับในที่ทำงานอาจถูกตรวจสอบได้หรือไม่นั้น ได้อธิบายถึงวิธีการกำหนดขอบเขตนั้นในทางปฏิบัติ

สภาผู้แทนพนักงาน: การยินยอมภายใต้มาตรา 27 ของระเบียบข้อบังคับพนักงาน (WOR)

นี่คือขั้นตอนที่นายจ้างมักมองข้ามมากที่สุด และเป็นขั้นตอนที่มีผลกระทบรุนแรงที่สุด ภายใต้มาตรา 27 วรรค 1 ของพระราชบัญญัติบริษัท นายจ้างต้องได้รับความยินยอมจากสภาแรงงานสำหรับสองประเภทที่เกี่ยวข้องโดยตรง ได้แก่ ข้อบังคับเกี่ยวกับการประมวลผลและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่ทำงานในสถานประกอบการ และข้อบังคับเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่มุ่งเน้นหรือเหมาะสมสำหรับการสังเกตหรือควบคุมการเข้างาน พฤติกรรม หรือผลการปฏิบัติงานของบุคคลเหล่านั้น แผนผังกล้องวงจรปิด ระบบติดตาม ซอฟต์แวร์ตรวจสอบ และโปรโตคอลอินเทอร์เน็ตและอีเมล ล้วนอยู่ในขอบเขตใดขอบเขตหนึ่งหรือทั้งสองขอบเขตนี้

โปรดสังเกตคำว่า "เหมาะสมสำหรับ" นายจ้างไม่จำเป็นต้องตั้งใจที่จะตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน ระบบที่ติดตั้งเพื่อความปลอดภัยซึ่งสามารถสร้างข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของแต่ละบุคคลได้นั้น ย่อมก่อให้เกิดสิทธิ์ในการให้ความยินยอมเช่นกัน การทดสอบนั้นเป็นไปอย่างเป็นกลาง และนี่คือเหตุผลที่ระบบควบคุมการเข้าถึง เครื่องมือออกตั๋ว และแดชบอร์ดแสดงประสิทธิภาพการทำงาน มักจะต้องได้รับความยินยอมแม้ว่าจะไม่เคยมีการขอมาก่อนก็ตาม

หากนายจ้างยังคงตัดสินใจต่อไป สภาแรงงานสามารถยื่นคำร้องขอให้เป็นโมฆะเป็นลายลักษณ์อักษรภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่ได้รับแจ้งหรือพบว่ามีการดำเนินการตามการตัดสินใจนั้นแล้ว การตัดสินใจนั้นจะถือเป็นโมฆะและนายจ้างต้องยกเลิก ในกรณีที่นายจ้างปฏิเสธการให้ความยินยอม แต่เห็นว่าการปฏิเสธนั้นไม่สมเหตุสมผล วิธีการที่ถูกต้องคือไม่ดำเนินการต่อไป แต่ให้ยื่นคำร้องต่อศาลแขวงเพื่อขอความยินยอมแทน ซึ่งจะได้รับอนุมัติเฉพาะในกรณีที่การปฏิเสธนั้นไม่สมเหตุสมผล หรือการตัดสินใจนั้นมีเหตุผลทางธุรกิจที่จำเป็นอย่างยิ่ง การให้สภาแรงงานเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่จะซื้อระบบนั้น มักจะเร็วกว่าการฟ้องร้องในภายหลังเสมอ

กล้อง, ระบบติดตามยานพาหนะ, ซอฟต์แวร์ และสื่อสังคมออนไลน์

การติดตั้งกล้องวงจรปิดได้รับอนุญาตในกรณีที่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เช่น การปกป้องทรัพย์สิน การป้องกันการโจรกรรม หรือการรักษาความปลอดภัย โดยต้องมีการติดป้ายแจ้งให้ทราบอย่างชัดเจนว่ามีการติดตั้งกล้องวงจรปิดที่ทางเข้าและในพื้นที่ที่ทำการตรวจสอบ ห้ามติดตั้งกล้องในบริเวณที่พนักงานมีสิทธิที่จะได้รับความเป็นส่วนตัว ซึ่งได้แก่ ห้องสุขา ห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า และพื้นที่พักผ่อน หน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens) มีข้อกำหนดว่าภาพวิดีโอควรเก็บไว้ไม่เกินสี่สัปดาห์ เว้นแต่จะมีเหตุการณ์เฉพาะเกิดขึ้นและจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ด้วยเหตุผลดังกล่าว การเข้าถึงบันทึกภาพต้องจำกัดเฉพาะบุคคลที่ระบุชื่อไว้และต้องมีการบันทึกไว้ กฎระเบียบโดยละเอียด รวมถึงข้อกำหนดสำหรับร้านค้าและสถานที่ที่ให้บริการแก่สาธารณะชน มีระบุไว้ในบทความของเราเกี่ยวกับกล้องวงจรปิดในที่ทำงานและในธุรกิจค้าปลีก

กล้องซ่อนเร้นเป็นอีกประเภทหนึ่ง อนุญาตให้ใช้ได้เฉพาะในกรณีพิเศษเท่านั้น ได้แก่ มีข้อสงสัยที่แน่ชัดว่ามีการกระทำผิดร้ายแรง ไม่มีทางเลือกอื่นที่เป็นไปได้ จำกัดระยะเวลาและขอบเขตการใช้งาน และต้องประกาศให้ทราบล่วงหน้าว่านายจ้างอาจใช้กล้องซ่อนเร้นหากมีข้อสงสัยดังกล่าวเกิดขึ้น ถึงกระนั้นก็ยังมีข้อจำกัดทางกฎหมายอาญาอยู่ การบันทึกภาพบุคคลโดยซ่อนอุปกรณ์ในพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ปิดเป็นความผิด เช่นเดียวกับการบันทึกบทสนทนาที่คุณไม่ได้เป็นส่วนหนึ่ง หากนายจ้างต้องการดำเนินการในลักษณะนี้ ควรมีการประเมินล่วงหน้าและเป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ใช่การสรุปภายหลัง ข้อจำกัดที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการละเมิดความเป็นส่วนตัวด้วยเทคโนโลยีนั้นได้ระบุไว้ในบทความของเราเกี่ยวกับระบบการตรวจสอบและกฎหมายอาญา

การติดตามยานพาหนะเป็นสิ่งที่ถูกกฎหมายในกรณีที่ใช้เพื่อการวางแผนเส้นทาง การรักษาความปลอดภัยของยานพาหนะ หรือการปฏิบัติตามหน้าที่ตามกฎหมาย และพนักงานทราบว่ามีการติดตั้งอุปกรณ์ดังกล่าว การติดตามนอกเวลาทำงานต้องมีเหตุผลรองรับ หากยานพาหนะอาจถูกใช้ส่วนตัว ระบบต้องอนุญาตให้ยกเว้นการเดินทางส่วนตัวได้ โดยทั่วไปแล้วจะใช้สวิตช์ที่ระงับการบันทึกตำแหน่ง การใช้ข้อมูลการติดตามเพื่อประเมินประสิทธิภาพการขับขี่ของแต่ละบุคคลเป็นวัตถุประสงค์ที่แยกต่างหากและต้องมีพื้นฐานและเหตุผลรองรับของตนเอง

การตรวจสอบอีเมลและการรับส่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตควรจัดการในระดับข้อมูลการรับส่งข้อมูลมากกว่าเนื้อหา เช่น หมวดหมู่ของเว็บไซต์ ปริมาณการรับส่งข้อมูล และปริมาณข้อมูลขาออก การอ่านเนื้อหาควรสงวนไว้สำหรับเหตุการณ์เฉพาะ ภายใต้การอนุญาตที่บันทึกไว้ และมีขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการแยกข้อความส่วนตัวออก การบันทึกการกดแป้นพิมพ์ การจับภาพหน้าจอเป็นระยะ และซอฟต์แวร์เว็บแคมที่เปิดใช้งานตลอดเวลาไม่ผ่านเกณฑ์ความจำเป็นในสถานการณ์ปกติ และนายจ้างที่พึ่งพาสิ่งเหล่านี้มักจะไม่สามารถอธิบายได้ว่าได้ลองใช้มาตรการที่เบากว่าก่อนหรือไม่ การตรวจสอบบัญชีโซเชียลมีเดียส่วนตัวของพนักงานอย่างเป็นระบบนั้นไม่ได้รับอนุญาตเลย การตรวจสอบโพสต์สาธารณะเนื่องจากมีปัญหาด้านชื่อเสียงเกิดขึ้นเป็นเรื่องที่แตกต่างและแคบกว่ามาก ข้อจำกัดเหล่านี้อยู่ภายใต้กรอบที่กว้างขึ้นของ ข้อผูกพันด้าน การคุ้มครองข้อมูลที่ใช้กับการใช้เครื่องมือวิเคราะห์และเครื่องมืออัตโนมัติใดๆ

การติดตามตรวจสอบผู้ที่ทำงานจากที่บ้าน

การทำงานจากที่บ้านไม่ได้สร้างระบบกฎหมายที่แยกต่างหาก แต่เปลี่ยนผลลัพธ์ของการทดสอบความสมดุล เพราะสถานที่ทำงานในปัจจุบันคือบ้าน การเฝ้าสังเกตพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านอย่างต่อเนื่องด้วยกล้องหรือเว็บแคมนั้นไม่สมดุลในสถานการณ์ปกติ และศาลดัตช์ก็ได้กล่าวเช่นนั้นแล้ว ซอฟต์แวร์ที่ถ่ายภาพโต๊ะทำงานเป็นระยะ หรือที่ต้องเปิดกล้องไว้ตลอดเวลา ถือเป็นการรุกล้ำเข้าไปในบ้านของพนักงานและทุกคนที่อาศัยอยู่ในบ้านนั้น และการรุกล้ำนั้นไม่สามารถหาเหตุผลมาสนับสนุนได้ด้วยความต้องการที่จะรู้ว่าใครอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือไม่

แนวทางที่ใช้ได้ผลคือการวัดผลผลิตและความพร้อมใช้งานที่ตกลงกันไว้ แทนที่จะวัดกิจกรรม ในกรณีที่นายจ้างจัดหาอุปกรณ์ให้ นโยบายควรระบุอย่างชัดเจนว่าอนุญาตให้ใช้ส่วนตัวหรือไม่ บันทึกอะไรบ้าง และอะไรบ้างที่ไม่บันทึก การตรวจสอบควรจำกัดอยู่เฉพาะชั่วโมงทำงานที่ตกลงกันไว้ ระบบบันทึกข้อมูลที่ทำงานทั้งวันทั้งคืนบนอุปกรณ์ที่พนักงานใช้ส่วนตัวด้วยนั้น จะไม่ผ่านการตรวจสอบ ข้อผูกพันที่กว้างขึ้นซึ่งใช้เมื่อพนักงานทำงานจากที่บ้าน รวมถึงหน้าที่ในการจัดหาสถานที่ทำงานที่ปลอดภัย ได้ระบุไว้ในบทความของเราเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลคำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการร่างกฎที่เกี่ยวข้องนั้นครอบคลุมอยู่ในภาพรวมของนโยบายการตรวจสอบและข้อบังคับของพนักงาน

การบังคับใช้กฎหมาย หลักฐาน และสิ่งที่พนักงานสามารถทำได้

พนักงานมีสิทธิที่กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (AVG) มอบให้แก่เจ้าของข้อมูลทุกคน และในกรณีข้อพิพาทด้านการจ้างงาน พวกเขาสามารถใช้สิทธิเหล่านี้ได้ คำขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลบังคับให้นายจ้างต้องจัดส่งสำเนาข้อมูลส่วนบุคคลที่ตนถือครองอยู่ รวมถึงบันทึกการทำงาน ภาพจากกล้องที่สามารถระบุตัวตนของพนักงานได้ และรายงานการตรวจสอบ โดยหลักการแล้วภายในหนึ่งเดือน พนักงานสามารถขอให้แก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง สามารถคัดค้านการประมวลผลโดยอ้างอิงจากผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย และสามารถร้องเรียนต่อหน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens) ซึ่งสามารถตรวจสอบ สั่งให้หยุดการประมวลผล และเรียกเก็บค่าปรับตามกฎหมาย AVG มาตรา 82 ของระเบียบนี้ยังให้สิทธิในการเรียกร้องค่าชดเชยความเสียหาย รวมถึงความเสียหายที่ไม่ใช่ทางวัตถุ ที่เกิดจากการประมวลผลที่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย รายการสิทธิที่ครอบคลุมมากขึ้นได้ระบุไว้ในบทความเกี่ยวกับสิทธิของคนงานและในคู่มือสิทธิของพนักงานสำหรับพนักงานต่างชาติ

อย่างไรก็ตาม ผลกระทบที่รุนแรงที่สุดมักเกิดขึ้นภายในคดีแรงงานมากกว่าต่อหน้าหน่วยงานกำกับดูแล ในกรณีที่นายจ้างใช้ข้อมูลที่ได้จากการสอดแนมมาเป็นหลักฐานในการเลิกจ้างหรือขอเลิกจ้าง ความชอบด้วยกฎหมายของการสอดแนมนั้นจะกลายเป็นประเด็นในกระบวนการพิจารณาคดี กระบวนการทางแพ่งของเนเธอร์แลนด์ไม่ได้ตัดสิทธิ์การใช้หลักฐานที่ได้มาโดยมิชอบด้วยกฎหมายโดยอัตโนมัติ และศาลมักยอมรับหลักฐานดังกล่าว แต่ศาลสามารถและมักจะลงโทษได้ เช่น ลดหรือปฏิเสธการชดเชยค่าใช้จ่าย การให้รางวัลเพิ่มเติมแก่ลูกจ้าง หรือการตัดสินว่านายจ้างกระทำการอย่างผิดร้ายแรง ดังนั้น นายจ้างที่สอดแนมโดยไม่มีหลักฐานจึงเสี่ยงที่จะแพ้คดีที่ตนอาจชนะได้ ดังเช่นในกรณีที่เรากล่าวถึงในบันทึกของเราเกี่ยวกับการเลิก จ้างโดยทันทีที่สร้างขึ้นจากข้อมูลการ สอดแนมที่ละเมิด GDPR

นายจ้างควรคาดหวังว่าสภาผู้แทนพนักงาน และสหภาพแรงงาน (หากเกี่ยวข้อง) จะหยิบยกประเด็นการตรวจสอบขึ้นมาตั้งแต่เริ่มใช้ระบบ มากกว่าที่จะมาพูดคุยในภายหลัง เพราะนั่นคือช่วงเวลาที่ยังสามารถปรับเปลี่ยนระบบได้ในต้นทุนต่ำ ภาพรวมของการตรวจสอบพนักงาน และ ข้อกำหนดทางกฎหมายทั่วไปสำหรับนายจ้างที่เราได้กล่าวถึงไปแล้ว จะอธิบายว่าการปรึกษาหารือนี้สอดคล้องกับกรอบการจ้างงานที่กว้างขึ้นอย่างไร

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มการตรวจสอบ

ดำเนินการตามลำดับที่กำหนดไว้ ระบุปัญหาในประโยคเดียวและด้วยถ้อยคำที่ชัดเจน พิจารณาว่ามาตรการที่เบากว่าจะแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ และบันทึกเหตุผลว่าทำไมจึงไม่ได้ เลือกใช้ระบบที่รบกวนน้อยที่สุดที่สามารถแก้ไขปัญหาได้ และกำหนดค่าระบบนั้นให้เก็บรวบรวมข้อมูลให้น้อยที่สุด เก็บรักษาไว้ในระยะเวลาสั้นที่สุด และจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบทบาทที่ระบุไว้ ดำเนินการประเมินผลกระทบด้านความเป็นส่วนตัว (DPIA) ในกรณีที่ขนาดหรือลักษณะของระบบกำหนดไว้ ประสานงานกับเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูล และปรึกษาหน่วยงานกำกับดูแลข้อมูลส่วนบุคคล (Autoriteit Persoonsgegevens) หากยังคงมีความเสี่ยงสูงอยู่

จากนั้นจัดเตรียมเอกสารให้เรียบร้อยก่อนการใช้งาน ไม่ใช่หลังจากนั้น: โปรโตคอลการตรวจสอบที่พนักงานสามารถอ่านได้จริง การบันทึกในทะเบียนกิจกรรมการประมวลผล ข้อตกลงการประมวลผลกับผู้จำหน่ายระบบ และคำขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากสภาพนักงาน ซึ่งครอบคลุมทั้งระเบียบการคุ้มครองข้อมูลและระบบการตรวจสอบเอง ประกาศระบบให้ทราบ เปิดโอกาสให้ผู้คนได้ถามคำถาม และประเมินผลหลังจากช่วงเวลาแรกเทียบกับวัตถุประสงค์ที่คุณกำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มต้น การตรวจสอบที่ไม่ได้ตอบสนองวัตถุประสงค์ที่นำมาใช้แล้วควรปิดใช้งาน และการตัดสินใจนั้นก็ควรบันทึกไว้ในแฟ้มด้วย

Law and More เราให้คำแนะนำแก่นายจ้างเกี่ยวกับการออกแบบและการนำระบบตรวจสอบมาใช้ การขอความยินยอมจากสภาแรงงานและการขอความยินยอมแทน และการใช้ข้อมูลการตรวจสอบในคดีเลิกจ้าง นอกจากนี้ เรายังให้ความช่วยเหลือแก่ลูกจ้างและสภาแรงงานที่เผชิญกับการตรวจสอบที่นำมาใช้โดยไม่มีพื้นฐานที่เหมาะสม หากคุณกำลังพิจารณาระบบตรวจสอบ หรือได้รับแจ้งว่าพฤติกรรมของคุณในที่ทำงานได้รับการบันทึกไว้ โปรดติดต่อเราก่อนที่จะดำเนินการขั้นตอนต่อไป การติดตามการปฏิบัติ ทีมงานของเราร่วมมือกับทนายความด้านความเป็นส่วนตัวในการดำเนินการเรื่องเหล่านี้

คำถามที่พบบ่อย

กำลังมองหาอย่างอื่นอยู่หรือเปล่า? ดัชนีคู่มือเกี่ยวกับกฎหมายแรงงานของเนเธอร์แลนด์ ของเรา ได้รวบรวมทุกสิ่งที่เราเขียนเกี่ยวกับหัวข้อนี้ไว้แล้ว โดยจัดเรียงตามหัวข้อ