การตรวจสอบ KYC คือการตรวจสอบข้อมูลลูกค้าที่ธนาคาร สถาบันการชำระเงิน ผู้ให้บริการสินทรัพย์ดิจิทัล ทนายความ นักบัญชี และสำนักงานกฎหมายในเนเธอร์แลนด์ต้องดำเนินการภายใต้กฎหมายป้องกันการฟอกเงินและการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้าย (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme หรือ WWF) การตรวจสอบนี้มีองค์ประกอบหลักสามส่วน ได้แก่ การตรวจสอบและยืนยันตัวตนของลูกค้า การทำความเข้าใจความเป็นเจ้าของ วัตถุประสงค์ของความสัมพันธ์ และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง และการติดตามความสัมพันธ์ตราบเท่าที่ความสัมพันธ์นั้นยังคงอยู่ ระดับความละเอียดของการตรวจสอบแต่ละส่วนขึ้นอยู่กับความเสี่ยง ดังนั้นจึงไม่มีแบบแผนเดียวที่ใช้ได้กับลูกค้าทุกราย หากเอกสารไม่ผ่านการตรวจสอบ ไม่ใช่แค่ปัญหาด้านเอกสารเท่านั้น แต่ยังทำให้สถาบันนั้นต้องเผชิญกับการบังคับใช้กฎหมายจากหน่วยงานกำกับดูแล และในกรณีร้ายแรงอาจต้องรับผิดทางอาญาด้วย
การตรวจสอบ KYC ภายใต้กฎหมายดัตช์คืออะไร
กฎหมายดัตช์ไม่ได้ใช้คำย่อภาษาอังกฤษ Wwft ใช้คำว่า clientenonderzoek หรือการตรวจสอบสถานะลูกค้าอย่างละเอียด และระบุไว้ในข้อกำหนดหนึ่งว่าการตรวจสอบนั้นต้องบรรลุผลอะไรบ้าง สถาบันการเงินต้องระบุตัวตนลูกค้าและตรวจสอบตัวตนนั้น ระบุผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริงและใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบว่าบุคคลนั้นคือใคร กำหนดวัตถุประสงค์และลักษณะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ตั้งใจไว้ ตรวจสอบว่าบุคคลที่กระทำการแทนลูกค้าได้รับอนุญาตหรือไม่ และติดตามความสัมพันธ์และธุรกรรมภายในความสัมพันธ์นั้นอย่างต่อเนื่อง องค์ประกอบทั้งห้านี้เป็นหัวใจสำคัญของการตรวจสอบ KYC ทุกครั้ง ไม่ว่าสถาบันการเงินจะใช้ซอฟต์แวร์ใดในการดำเนินการก็ตาม
หลักการจัดระเบียบข้อที่สองคือ ความสมดุล Wwft กำหนดแนวทางตามความเสี่ยง: สถาบันจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการไปไกลแค่ไหน แต่ต้องสามารถอธิบายการตัดสินใจนั้นได้ ผู้บริโภคชาวดัตช์ที่มีรายได้ประจำเปิดบัญชีออมทรัพย์มีความเสี่ยงไม่เท่ากับโครงสร้างการถือครองหุ้นนอกประเทศที่มีกรรมการตัวแทน และเอกสารควรแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างนั้น ผู้กำกับดูแลไม่ค่อยปรับสถาบันที่ถามคำถามน้อยเกินไปในเชิงนามธรรม แต่จะปรับสถาบันที่ไม่มีเหตุผลที่สมเหตุสมผลสำหรับการเลือกความละเอียดในการสอบถามมากกว่า
KYC เกี่ยวข้องกับการป้องกันการฟอกเงินโดยรวมอย่างไร
KYC เป็นชั้นข้อมูลระดับลูกค้าของ กรอบการ ทำงานต่อต้านการฟอกเงิน ที่กว้างกว่า กรอบการทำงานนี้ยังรวมถึงการตรวจสอบธุรกรรม การฝึกอบรมพนักงาน การกำกับดูแล การเก็บรักษาบันทึก และหน้าที่ในการรายงาน ควรแยกกฎหมายทั้งสองส่วนออกจากกัน Wwft กำหนดหน้าที่ในการป้องกันให้กับผู้ดูแลระบบ และบังคับใช้โดยส่วนใหญ่โดยผู้กำกับดูแลด้านการบริหาร การฟอกเงินเป็นความผิดทางอาญาและถูกกำหนดไว้ในมาตรา 420bis ถึง 420quater ของ Wetboek van Strafrecht (ประมวลกฎหมายอาญาของเนเธอร์แลนด์) ไม่ใช่ใน Wwft ดังนั้น สถาบันการเงินสามารถละเมิด Wwft ได้โดยที่ไม่มีใครฟอกเงินแม้แต่บาทเดียว และลูกค้าสามารถกระทำการฟอกเงินได้แม้ว่าประวัติของสถาบันการเงินจะไม่มีข้อผิดพลาดก็ตาม
ผลที่ตามมาในทางปฏิบัติก็คือ การตรวจสอบ KYC มีประโยชน์สองประการ ประการแรก ต้องทำให้ผู้บังคับบัญชามั่นใจว่าสถาบันได้ปฏิบัติตามที่ Wwft ร้องขอ และประการที่สอง ต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่สถาบันเพื่อให้สามารถสังเกตเห็นความผิดปกติได้อย่างแท้จริง เอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์แรกเพียงอย่างเดียวมักจะล้มเหลวในวัตถุประสงค์ที่สอง
ธุรกิจใดบ้างที่ต้องดำเนินการตรวจสอบข้อมูลลูกค้า (KYC)
กฎหมาย Wwft บังคับใช้กับสถาบันที่ระบุไว้ในรายการ ไม่ใช่ธุรกิจทั่วไป ครอบคลุมถึงธนาคาร ผู้ให้บริการชำระเงินและสถาบันเงินอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทประกันชีวิต บริษัทลงทุนและผู้จัดการกองทุน ผู้ให้บริการสินทรัพย์ดิจิทัล สำนักงานทรัสต์ สำนักงานทนายความและทนายความแพ่ง ทนายความ นักบัญชี ที่ปรึกษาด้านภาษีและสำนักงานบริหาร ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์และผู้ประเมินทรัพย์สิน ผู้ค้าสินค้าที่รับชำระเงินสดเกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในกฎหมาย ผู้ค้างานศิลปะ และโรงรับจำนำ ผู้ให้บริการเกมเสี่ยงโชคก็อยู่ภายใต้ขอบเขตนี้เช่นกัน หากองค์กรของคุณปรากฏอยู่ในรายการดังกล่าว การตรวจสอบลูกค้าจะไม่ใช่เรื่องที่เลือกได้และไม่สามารถจ้างบุคคลภายนอกมาทำได้ สถาบันอาจพึ่งพาบุคคลที่สามในการดำเนินการบางส่วน แต่ยังคงรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ภาพรวมของข้อกำหนด KYC ที่ใช้กับธุรกิจในเนเธอร์แลนด์ ของเรา จะอธิบายหน้าที่ในแต่ละหมวดหมู่โดยละเอียดเพิ่มเติม
สำหรับสำนักงานกฎหมาย ขอบเขตความรับผิดชอบนั้นแคบกว่าที่ลูกค้าหลายรายเข้าใจ และความแตกต่างเล็กน้อยนี้มีความสำคัญ ทนายความชาวดัตช์มีหน้าที่ต้องรายงานเฉพาะเมื่อให้คำปรึกษาหรือดำเนินการในขอบเขตบริการที่กำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปแล้วได้แก่ การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์หรือธุรกิจ การจัดการเงินหรือหลักทรัพย์ การจัดตั้งหรือบริหารบริษัท และงานธุรกรรมที่เทียบเคียงได้ การให้คำปรึกษาเกี่ยวกับสถานะทางกฎหมายของลูกค้าและการเป็นตัวแทนในกระบวนการทางกฎหมายนั้นอยู่นอกเหนือหน้าที่การรายงาน ซึ่งเป็นวิธีการรักษาเอกสิทธิ์ทางวิชาชีพทางกฎหมาย สำนักงานกฎหมายที่ทำให้เกิดความคลุมเครือระหว่างสองสิ่งนี้ อาจรายงานในสิ่งที่พวกเขาไม่ควรรายงาน หรือไม่รายงานในสิ่งที่พวกเขาต้องรายงาน
กรอบกฎหมาย: องค์กรแรงงานข้ามชาติ (WWFT), พระราชบัญญัติคว่ำบาตร และระเบียบข้อบังคับเดียวของสหภาพยุโรป
กฎระเบียบสามชุดซ้อนทับกันอยู่ และความสับสนระหว่างกฎเหล่านี้เป็นข้อผิดพลาดเชิงโครงสร้างที่พบบ่อยที่สุดในเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบของเนเธอร์แลนด์ กฎหมาย Wwft ควบคุมการตรวจสอบลูกค้าและการรายงานธุรกรรมที่ผิดปกติ กฎหมาย Sanctiewet 1977 (กฎหมายคว่ำบาตร) ควบคุมการตรวจสอบรายชื่อผู้ถูกคว่ำบาตรและการอายัดทรัพย์สิน กฎระเบียบของสหภาพยุโรปอยู่เหนือทั้งสองกฎหมาย และตั้งแต่ปี 2027 เป็นต้นไป กฎระเบียบของสหภาพยุโรปจะเข้ามาควบคุมรายละเอียดส่วนใหญ่
สิ่งที่ Wwft ต้องการ
กฎระเบียบ WWFT เป็นกฎหมายของเนเธอร์แลนด์ที่นำเอาข้อกำหนดต่อต้านการฟอกเงินของสหภาพยุโรปมาใช้ กฎระเบียบนี้บังคับให้ทุกสถาบันต้องดำเนินการประเมินความเสี่ยงของตนเองอย่างเป็นเอกสาร แปลงการประเมินนั้นให้เป็นนโยบาย ขั้นตอน และมาตรการที่เป็นลายลักษณ์อักษร ดำเนินการตรวจสอบลูกค้าก่อนที่จะเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจหรือดำเนินการธุรกรรมที่เกินกว่าเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด และรายงานธุรกรรมที่ผิดปกติไปยัง FIU-Nederland นอกจากนี้ยังกำหนดให้สถาบันต้องเก็บรักษาไฟล์ไว้เป็นเวลาห้าปีหลังจากสิ้นสุดความสัมพันธ์หรือหลังจากการทำธุรกรรม และต้องเปิดให้ผู้กำกับดูแลเข้าถึงได้เมื่อร้องขอ การเก็บรักษาข้อมูลนานกว่านั้นบางครั้งอาจมีการอ้างเหตุผลด้านภาษี แต่ระยะเวลาตามกฎหมาย WWFT เองคือห้าปี และการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลนานเกินความจำเป็นนั้นเป็นปัญหาภายใต้ GDPR มากกว่าจะเป็นค่าเริ่มต้นที่ปลอดภัย
การตรวจสอบการคว่ำบาตรเป็นหน้าที่แยกต่างหาก
การตรวจสอบลูกค้ากับรายชื่อมาตรการคว่ำบาตรของสหภาพยุโรปไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการสอบสวนตามกฎหมาย Wwft แต่เป็นผลสืบเนื่องมาจากกฎหมาย Sanctiewet 1977 และกฎระเบียบของสหภาพยุโรปที่เกี่ยวข้องโดยตรง และใช้กับกลุ่มธุรกิจที่กว้างกว่ามาก เกณฑ์การทดสอบก็แตกต่างกัน และความแตกต่างนั้นมีค่าใช้จ่ายสูง บริษัทจะถูกอายัดทรัพย์สินเมื่อบุคคลหรือนิติบุคคลที่ถูกกำหนดถือหุ้นหรือสิทธิออกเสียงร้อยละห้าสิบขึ้นไป หรือใช้อำนาจควบคุมเหนือบริษัทนั้น เกณฑ์การถือครองและควบคุมร้อยละห้าสิบนั้นไม่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์ร้อยละยี่สิบห้าที่ใช้ในการระบุเจ้าของผลประโยชน์ที่แท้จริงภายใต้กฎหมาย Wwft สถาบันที่ตรวจสอบเฉพาะที่ร้อยละยี่สิบห้า หรือที่คิดว่าการตรวจสอบเจ้าของผลประโยชน์ที่แท้จริงเป็นการตรวจสอบมาตรการคว่ำบาตรด้วย มักจะพลาดคู่สัญญาที่ถูกอายัดทรัพย์สิน คำแนะนำแยกต่างหากของเราเกี่ยวกับการปฏิบัติตามมาตรการคว่ำบาตรสำหรับธุรกิจได้ระบุวิธีการจัดระเบียบการตรวจสอบนั้นไว้
อะไรจะเปลี่ยนแปลงตั้งแต่วันที่ 10 กรกฎาคม 2027
ในปี 2024 สหภาพยุโรปได้เปลี่ยนระบบที่อิงตามคำสั่งมาเป็นระบบที่บังคับใช้ได้อย่างสม่ำเสมอยิ่งขึ้น ระเบียบ (EU) 2024/1624 หรือระเบียบว่าด้วยการป้องกันการฟอกเงิน (AML Regulation) ประกอบด้วยกฎเกณฑ์สำคัญเกี่ยวกับการตรวจสอบสถานะลูกค้า และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 10 กรกฎาคม 2027 คำสั่ง (EU) 2024/1640 ครอบคลุมการกำกับดูแล ทะเบียน และหน่วยงานข่าวกรองทางการเงิน และจะต้องนำมาปรับใช้ภายในวันเดียวกัน ระเบียบ (EU) 2024/1620 ได้จัดตั้งหน่วยงานป้องกันการฟอกเงิน (AMLA) ซึ่งตั้งอยู่ที่แฟรงก์เฟิร์ตและเริ่มดำเนินการในปี 2025 หน่วยงานนี้จะร่างมาตรฐานทางเทคนิค และในที่สุดจะกำกับดูแลกลุ่มสถาบันการเงินข้ามชาติที่มีความเสี่ยงสูงโดยตรง
เนื่องจากระเบียบ AML เป็นระเบียบข้อบังคับ ดังนั้นเนื้อหาส่วนใหญ่ใน Wwft ในปัจจุบันจะมีผลบังคับใช้โดยตรงจากกรุงบรัสเซลส์ และขอบเขตการตีความในระดับประเทศจะลดลง สถาบันต่างๆ ที่สร้างขั้นตอนการทำงานโดยอิงตามแนวทางกำกับดูแลของเนเธอร์แลนด์เพียงอย่างเดียว ควรเริ่มปรับขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับในตอนนี้ แทนที่จะรอจนถึงฤดูใบไม้ผลิปี 2027 อย่างไรก็ตาม จนกว่าจะถึงวันนั้น Wwft ในรูปแบบปัจจุบันถือเป็นกฎหมายที่ใช้บังคับ และการตรวจสอบ KYC จะถูกตัดสินโดยอิงตาม Wwft
การยอมรับ การระบุตัวตน และการตรวจสอบลูกค้า
การสืบสวนเริ่มต้นก่อนที่จะมีการขอเอกสารใดๆ โดยเริ่มจากคำถามที่ว่า สถาบันแห่งนี้พร้อมที่จะรับลูกค้ากลุ่มใดบ้าง
การประเมินความเสี่ยงของสถาบันเอง
กฎระเบียบของ WWFT กำหนดให้มีการประเมินความเสี่ยงด้านความซื่อสัตย์อย่างเป็นระบบ ครอบคลุมถึงผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ ช่องทางการจัดส่งที่ใช้ ประเทศที่เกี่ยวข้อง และประเภทของลูกค้าที่ให้บริการ การประเมินนั้นเป็นเอกสารที่ผู้บังคับบัญชาร้องขอเป็นอันดับแรก เพราะทุกอย่างอื่นจะต้องเป็นไปตามนั้น ควรมีการกำหนดนโยบายการยอมรับเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุอย่างชัดเจนว่าความสัมพันธ์ใดบ้างที่ถูกปฏิเสธโดยสิ้นเชิง ความสัมพันธ์ใดบ้างที่อนุญาตเฉพาะเมื่อมีการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนและได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง และความสัมพันธ์ใดบ้างที่ดำเนินการตามขั้นตอนมาตรฐาน บัญชีที่ไม่ระบุชื่อและความสัมพันธ์กับธนาคารที่ไม่มีตัวตนนั้นถูกห้ามโดยกฎหมาย นอกเหนือจากนั้น ขอบเขตนั้นเป็นเรื่องของการตัดสินใจทางธุรกิจที่สถาบันต้องสามารถชี้แจงเหตุผลได้
นโยบายการยอมรับที่ใช้งานได้จริงยังช่วยปกป้องด้านการค้าของธุรกิจด้วย หากมีการเขียนเกณฑ์ต่างๆ ลงไป ผู้จัดการความสัมพันธ์จะทราบก่อนการนำเสนอว่า ลูกค้าเป้าหมายที่ต้องการเงินทุนจำนวนมากในเขตอำนาจศาลที่มีความเสี่ยงสูงนั้น จะใช้เวลาหลายสัปดาห์ แทนที่จะเป็นเพียงไม่กี่วัน และฝ่ายกำกับดูแลจะไม่ถูกมองว่าเป็นฝ่ายที่ขัดขวางข้อตกลงในนาทีสุดท้าย
การระบุและตรวจสอบตัวบุคคล
สำหรับบุคคลธรรมดา การยืนยันตัวตนจะทำได้จากเอกสารแสดงตัวตนที่ถูกต้องและตรวจสอบความถูกต้องกับเอกสารนั้น การลงทะเบียนใช้งานระยะไกลเป็นเรื่องปกติและได้รับการยอมรับแล้วในปัจจุบัน โดยมีเงื่อนไขว่าวิธีการนั้นต้องน่าเชื่อถือ เช่น การอ่านชิปในหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน การตรวจสอบหมายเลข iDIN หรือ DigiD flow การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองตามระเบียบ eIDAS หรือการชำระเงินครั้งแรกจากบัญชีในชื่อของลูกค้าเองที่ธนาคารในยุโรป ไม่ว่าจะเลือกวิธีการใด สถาบันการเงินต้องสามารถอธิบายได้ว่าเหตุใดวิธีการนั้นจึงน่าเชื่อถือเพียงพอเมื่อเทียบกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง
การคุ้มครองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญควบคู่กันไป สำเนาเอกสารประจำตัวมีข้อมูลมากกว่าที่สถาบันต้องการ และหลักการลดปริมาณข้อมูลของ GDPR นั้นมีผลบังคับใช้อย่างเต็มที่ เก็บรักษาเฉพาะข้อมูลที่ Wwft ต้องการ จำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องใช้ บันทึกการปรึกษาหารือ และลบข้อมูลตามกำหนดเวลา แรงกดดันจากหน่วยงานกำกับดูแลที่ต้องการให้เก็บรักษาข้อมูลมากขึ้น และแรงกดดันจากกฎหมายคุ้มครองความเป็นส่วนตัวที่ต้องการให้เก็บรักษาข้อมูลน้อยลงนั้นมีอยู่จริง และเอกสารควรแสดงให้เห็นถึงการเลือกอย่างรอบคอบระหว่างแรงกดดันทั้งสองนี้
การระบุตัวตนของนิติบุคคล
สำหรับบริษัทและนิติบุคคลอื่นๆ จุดเริ่มต้นคือเอกสารที่คัดลอกมาจาก ทะเบียนการค้า ของหอการค้า ฉบับล่าสุด โดยมีข้อบังคับของบริษัทและทะเบียนผู้ถือหุ้น (ถ้ามี) เป็นเอกสารประกอบ เอกสารที่คัดลอกมาจะแสดงรายชื่อกรรมการตามกฎหมายและขอบเขตอำนาจในการเป็นตัวแทนของบริษัท ซึ่งเป็นจุดที่มักถูกมองข้ามมากที่สุด นั่นคือ สัญญาที่ลงนามโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตเพียงให้ลงนามร่วมกันนั้น จะไม่มีผลผูกพันกับใคร สำหรับนิติบุคคลต่างประเทศ จำเป็นต้องมีเอกสารทะเบียนที่เทียบเท่ากัน และอาจต้องมีการรับรองเอกสารหรือการแปลที่ได้รับการรับรองก่อนจึงจะสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานได้
การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียดถี่ถ้วน ผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริง และการตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียดถี่ถ้วนยิ่งขึ้น
เมื่อยืนยันตัวตนได้แล้ว การตรวจสอบ KYC จะหันไปสู่คำถามที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างแท้จริง นั่นคือ ใครอยู่เบื้องหลังลูกค้า และกิจกรรมที่ตั้งใจจะทำนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่
การค้นหาผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริง
ผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริงคือบุคคลธรรมดาที่เป็นเจ้าของหรือควบคุมนิติบุคคลนั้นอย่างแท้จริง สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ เกณฑ์การพิจารณาคือการถือหุ้นหรือสิทธิออกเสียงโดยตรงหรือโดยอ้อมมากกว่าร้อยละ 25 หรือการควบคุมโดยวิธีการอื่น เช่น สิทธิตามสัญญาในการแต่งตั้งคณะกรรมการ หากไม่สามารถระบุบุคคลดังกล่าวได้หลังจากใช้ทุกวิถีทางที่เหมาะสมแล้ว กรรมการตามกฎหมายจะได้รับการจดทะเบียนเป็นผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริงเสมือน (pseudo-UBOs) วิธีการนี้มีไว้สำหรับกรณีพิเศษเท่านั้น การนำวิธีการนี้ไปใช้ในเอกสารใดๆ จะทำให้เกิดข้อสงสัยขึ้นทันที
ทะเบียนผู้ถือหุ้นที่แท้จริง (UBO) ของเนเธอร์แลนด์ที่หอการค้าไม่สามารถเข้าถึงได้โดยสาธารณะอีกต่อไปแล้ว หลังจากคำพิพากษาของศาลยุติธรรมแห่งสหภาพยุโรปเมื่อวันที่ 22 พฤศจิกายน 2022 ซึ่งตัดสินว่าการเข้าถึงโดยสาธารณะทั่วไปเป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัวอย่างไม่สมสัดส่วน เนเธอร์แลนด์จึงปิดส่วนที่เปิดเผยต่อสาธารณะของทะเบียนดังกล่าว การเข้าถึงจึงถูกแบ่งเป็นระดับ: หน่วยงานที่มีอำนาจและ FIU-Nederland สามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้ ในขณะที่สถาบัน Wwft สามารถเข้าถึงข้อมูลบางส่วนเพื่อการตรวจสอบลูกค้าของตนเองได้ และการเข้าถึงสำหรับบุคคลที่มีผลประโยชน์โดยชอบธรรมกำลังอยู่ระหว่างการดำเนินการตามคำสั่ง มีประเด็นสำคัญสองประการดังต่อไปนี้ ทะเบียนนี้เป็นเพียงเครื่องมือตรวจสอบ ไม่ใช่แหล่งข้อมูลหลัก: สถาบันไม่สามารถพึ่งพาทะเบียนนี้เพียงอย่างเดียวได้ และต้องสร้างมุมมองของตนเองเกี่ยวกับโครงสร้างการเป็นเจ้าของ และหากทะเบียนและสิ่งที่สถาบันค้นพบแตกต่างกัน สถาบันนั้นต้องรายงานความแตกต่างดังกล่าวกลับไปยังหอการค้า
บุคคลที่มีความเกี่ยวข้องทางการเมืองและประเทศที่มีความเสี่ยงสูง
การตรวจสอบสถานะอย่างละเอียดถี่ถ้วนยิ่งขึ้นเป็นสิ่งจำเป็นในหลายสถานการณ์ ไม่ใช่เพียงแค่เป็นสิ่งที่ควรทำ โดยจะใช้ในกรณีที่ลูกค้าหรือผู้รับผลประโยชน์เป็นบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องทางการเมือง หรือเป็นสมาชิกในครอบครัวโดยตรงหรือผู้ใกล้ชิดของบุคคลดังกล่าว และสถานะนี้ยังคงอยู่ต่อไปอีกระยะหนึ่งหลังจากที่บุคคลนั้นพ้นจากตำแหน่ง ในกรณีเหล่านั้น Wwft กำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงก่อนที่ความสัมพันธ์จะเริ่มต้นหรือดำเนินต่อไป ต้องมีมาตรการในการตรวจสอบแหล่งที่มาของความมั่งคั่งและแหล่งที่มาของเงินทุนที่เกี่ยวข้อง และต้องมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องอย่างเข้มข้น การตรวจสอบสถานะอย่างละเอียดถี่ถ้วนยิ่งขึ้นยังเป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่ลูกค้ามีที่ตั้งอยู่ใน หรือธุรกรรมดำเนินผ่านประเทศที่คณะกรรมาธิการยุโรปกำหนดให้เป็นประเทศที่มีความเสี่ยงสูง และในกรณีที่ความสัมพันธ์มีความซับซ้อนผิดปกติ หรือธุรกรรมนั้นไม่มีวัตถุประสงค์ทางเศรษฐกิจหรือทางกฎหมายที่ชัดเจน
การตรวจสอบสถานะอย่างง่าย (Simplified due diligence) มีอยู่ตรงข้ามกับแนวทางการตรวจสอบที่เข้มงวดกว่า แต่ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น แนวทางนี้อนุญาตให้มีการตรวจสอบที่เบาลงและการทบทวนที่น้อยลงสำหรับสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่ำอย่างเห็นได้ชัด ถึงกระนั้น สถาบันนั้นก็ยังคงต้องระบุตัวตนของลูกค้า ยังคงต้องติดตามความสัมพันธ์ และยังคงต้องสามารถแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการจัดประเภทความเสี่ยงต่ำจึงเหมาะสม
แหล่งที่มาของเงินทุนและแหล่งที่มาของความมั่งคั่ง
สองคำนี้มักถูกใช้สลับกัน ซึ่งไม่ควรเป็นเช่นนั้น แหล่งที่มาของเงินทุนหมายถึงเงินที่ใช้ในธุรกรรมเฉพาะเจาะจง ในขณะที่แหล่งที่มาของความมั่งคั่งหมายถึงวิธีการสร้างทรัพย์สินโดยรวมของลูกค้า ลูกค้าอาจอธิบายที่มาของการชำระเงินเพียงครั้งเดียวได้อย่างสมบูรณ์แบบ ในขณะที่ความมั่งคั่งที่อยู่เบื้องหลังยังคงไม่สามารถอธิบายได้ และโดยปกติแล้วช่องว่างที่สองนี้เองที่นำไปสู่การบังคับใช้กฎหมาย หลักฐานควรเป็นเอกสารในกรณีที่ความเสี่ยงนั้นเหมาะสม เช่น สัญญาซื้อขาย การยื่นภาษี บัญชีที่ตรวจสอบแล้ว เอกสารมรดก บันทึกที่ระบุว่าลูกค้ากล่าวว่าเงินมาจากการขายอสังหาริมทรัพย์นั้นไม่ใช่หลักฐานแสดงแหล่งที่มาของเงินทุน
การติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและหน้าที่ในการรายงานธุรกรรมที่ผิดปกติ
ลูกค้าที่ได้รับการอนุมัติในวันนี้ อาจกลายเป็นปัญหาในวันพรุ่งนี้ นั่นคือเหตุผลที่การติดตามตรวจสอบเป็นส่วนประกอบตามกฎหมายของการตรวจสอบลูกค้า ไม่ใช่สิ่งที่ไม่จำเป็นเพิ่มเติม สถาบันการเงินต้องตรวจสอบความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมที่ดำเนินการยังคงสอดคล้องกับภาพลักษณ์ที่สร้างไว้ และอัปเดตข้อมูลเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไป เช่น เจ้าของผลประโยชน์รายใหม่ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบธุรกิจ ข่าวสารในสื่อที่ไม่ดี หรือการเปลี่ยนแปลงประเทศที่เงินหมุนเวียนผ่าน
เมื่อธุรกรรมเริ่มผิดปกติ
กฎหมายของเนเธอร์แลนด์ใช้หลักการเกี่ยวกับธุรกรรมที่ผิดปกติ ไม่ใช่หลักการธุรกรรมที่น่าสงสัยในระดับสากล และความแตกต่างนี้เป็นไปโดยเจตนา ตัวชี้วัดต่างๆ ได้ถูกกำหนดไว้ใน Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 บางส่วนเป็นตัวชี้วัดเชิงวัตถุวิสัย เช่น สถานการณ์และเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซึ่งจะต้องมีการรายงานโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องประเมินลูกค้า ส่วนหนึ่งเป็นตัวชี้วัดเชิงอัตวิสัยและเปิดกว้าง ครอบคลุมทุกธุรกรรมที่สถาบันมีเหตุผลให้สันนิษฐานว่าอาจเกี่ยวข้องกับการฟอกเงินหรือการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้าย ตัวชี้วัดเชิงอัตวิสัยนี้เป็นที่มาของการตัดสิน และที่มาของการตรวจสอบเอกสารในภายหลัง บทความของเราเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการฟอกเงินและธุรกรรมที่ผิดปกติจะอธิบายว่าแนวคิดทั้งสองนี้มีปฏิสัมพันธ์กันอย่างไร
วิธีการและเวลาในการรายงาน
ธุรกรรมที่ผิดปกติจะต้องถูกรายงานไปยัง FIU-Nederland โดยไม่ชักช้า ผ่านทางพอร์ทัล goAML ไม่มีกำหนดจำนวนวันที่แน่นอน: หน้าที่คือต้องรายงานโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และระยะเวลาจะเริ่มนับตั้งแต่สถาบันการเงินทราบถึงลักษณะที่ผิดปกติ ซึ่งอาจเป็นเวลานานหลังจากที่ทำธุรกรรมไปแล้ว ธุรกรรมที่พยายามทำและธุรกรรมที่ตั้งใจจะทำก็รวมอยู่ในขอบเขตการรายงานด้วย ดังนั้นการชำระเงินที่สถาบันการเงินปฏิเสธที่จะดำเนินการก็ยังสามารถรายงานได้ จากนั้น FIU-Nederland จะตัดสินใจว่าธุรกรรมนั้นถือว่าน่าสงสัยและส่งต่อไปยังหน่วยงานสืบสวนและดำเนินคดีหรือไม่ การตัดสินใจนั้นไม่ใช่หน้าที่ของสถาบันการเงิน
หน้าที่ในการรายงานนั้นมาพร้อมกับการคุ้มครองสองประการและข้อห้ามหนึ่งประการ การรายงานโดยสุจริตจะไม่ทำให้สถาบันหรือพนักงานของสถาบันต้องรับผิดทางแพ่ง และข้อมูลที่ให้มาจะไม่สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานต่อสถาบันที่รายงานในการดำเนินคดีในความผิดที่เกี่ยวข้องได้ ข้อห้ามคือการแจ้งเบาะแส: สถาบันไม่สามารถแจ้งให้ลูกค้าหรือบุคคลที่สามทราบว่ามีการรายงานแล้วหรือกำลังพิจารณาที่จะรายงาน การบอกลูกค้าว่าการชำระเงินของพวกเขาถูกรายงานนั้นถือเป็นการละเมิดหน้าที่เช่นกัน
เมื่อการสอบสวนไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้
หากการตรวจสอบลูกค้าไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ผลที่ตามมาจะเป็นไปตามที่กำหนดไว้ ไม่ใช่ดุลพินิจ สถาบันการเงินอาจไม่สามารถเข้าสู่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ อาจไม่สามารถดำเนินธุรกรรม และต้องยุติความสัมพันธ์ที่มีอยู่ นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาด้วยว่าสถานการณ์นั้น ๆ สมควรที่จะรายงานไปยัง FIU-Nederland หรือไม่ การให้บริการลูกค้าต่อไปโดยที่โครงสร้างการเป็นเจ้าของยังไม่ได้รับการแก้ไข โดยอ้างว่าไฟล์จะเสร็จสมบูรณ์ในภายหลัง เป็นหนึ่งในความผิดพลาดที่ถูกลงโทษบ่อยที่สุดในแนวทางการกำกับดูแลของเนเธอร์แลนด์
การกำกับดูแล ค่าปรับ และความรับผิดทางอาญา
การกำกับดูแล Wwft ในเนเธอร์แลนด์นั้นแบ่งตามภาคส่วนมากกว่าที่จะรวมศูนย์อยู่ที่หน่วยงานเดียว และคำถามแรกในเอกสารการบังคับใช้กฎหมายใดๆ ก็คือ หน่วยงานกำกับดูแลใดมีอำนาจหน้าที่ ธนาคารกลางเนเธอร์แลนด์ (De Nederlandsche Bank) กำกับดูแลธนาคาร สถาบันการชำระเงินและเงินอิเล็กทรอนิกส์ บริษัทประกันภัย สำนักงานทรัสต์ และผู้ให้บริการสินทรัพย์ดิจิทัล สำนักงานกำกับดูแลตลาดการเงิน (Autoriteit Financiele Markten) กำกับดูแลบริษัทลงทุน ผู้จัดการกองทุน และผู้ให้บริการทางการเงิน สำนักงานกำกับดูแลทางการเงิน (Bureau Financieel Toezicht) กำกับดูแลทนายความ นักบัญชี และที่ปรึกษาด้านภาษี สำนักงานกำกับดูแล Wwft ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกรมสรรพากร กำกับดูแลผู้ค้า ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ และโรงรับจำนำ สำนักงานกำกับดูแลการพนัน (Kansspelautoriteit) กำกับดูแลผู้ให้บริการการพนัน และหน่วยงานกำกับดูแลระดับท้องถิ่น (deken) กำกับดูแลทนายความ แต่ละหน่วยงานจะเผยแพร่แนวทางของตนเอง และแนวทางเหล่านั้นคือวิธีการนำบรรทัดฐานที่เปิดกว้างของกฎหมายไปใช้ในทางปฏิบัติ
กระบวนการบังคับใช้กฎหมายเริ่มต้นจากการพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการเพื่อถ่ายทอดบรรทัดฐาน ไปสู่คำสั่งที่เป็นทางการและคำสั่งที่ต้องชำระค่าปรับ ไปจนถึงค่าปรับทางปกครอง Wwft กำหนดประเภทของค่าปรับสำหรับการละเมิด และค่าปรับสูงสุดสำหรับประเภทที่หนักที่สุดนั้นกำหนดโดยกฎหมายและโดย Besluit bestuurlijke boetes financiele sector (แนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัททางการเงิน) สำหรับกิจการทางการเงิน อาจมีการกำหนดค่าปรับสูงสุดตามยอดขาย เนื่องจากตัวเลขเหล่านี้มีการแก้ไขเป็นระยะๆ สิ่งที่ควรวางแผนจึงไม่ใช่ตัวเลขหลัก แต่เป็นการที่การตัดสินใจเรื่องค่าปรับนั้นได้รับการเผยแพร่ รวมถึงชื่อของสถาบันด้วย สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ การเผยแพร่ข้อมูลนั้นสร้างความเสียหายมากกว่าการจ่ายค่าปรับเสียอีก
นอกเหนือจากการบังคับใช้ทางปกครองแล้ว การจงใจฝ่าฝืนหน้าที่หลักของ Wwft ถือเป็นความผิดทางเศรษฐกิจและสามารถดำเนินคดีได้ สำนักงานอัยการสูงสุดได้ทำข้อตกลงประนีประนอมทางอาญากับสถาบันการเงินขนาดใหญ่หลายแห่งในเนเธอร์แลนด์เกี่ยวกับการละเลยบทบาทในการเป็นผู้ควบคุมดูแล และคดีเหล่านั้นได้พิสูจน์แล้วว่า การลงทุนที่ต่ำกว่ามาตรฐานอย่างต่อเนื่องและเป็นโครงสร้างในการตรวจสอบสถานะลูกค้า ถือเป็นการกระทำผิดทางอาญามากกว่าเป็นความบกพร่องด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ บุคคลทั่วไปก็มีความเสี่ยงเช่นกัน ผู้กำหนดนโยบายและผู้จัดการระดับปฏิบัติการสามารถถูกดำเนินคดีเป็นการส่วนตัวได้ และสำหรับบริษัทที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล การละเลย Wwft มักจะกระตุ้นให้มีการประเมินความเหมาะสมและความซื่อสัตย์ของคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องอีกครั้ง หากผู้กำกับดูแลหรือสำนักงานอัยการสูงสุดเปิดคดี สถาบันนั้นควรขอคำแนะนำทางกฎหมายก่อนการสัมภาษณ์ครั้งแรก ไม่ใช่หลังจากนั้น
ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจริงในการตรวจสอบ KYC
ปัญหาที่เราพบเห็นส่วนใหญ่ไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่ ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำๆ ในหลายภาคส่วน และสามารถแก้ไขได้
ประการแรกคือเอกสารที่ครบถ้วนสมบูรณ์ในทางเทคนิค แต่กลับว่างเปล่าในสาระสำคัญ ไฟล์เหล่านั้นมีเอกสารยืนยันตัวตน ภาพหน้าจอการคัดกรอง และคะแนนความเสี่ยง แต่ไม่มีอะไรอธิบายว่าเหตุใดกิจกรรมของลูกค้าจึงสมเหตุสมผลในเชิงพาณิชย์ หรือนักวิเคราะห์สรุปเช่นนั้นได้อย่างไร หัวหน้างานอ่านเหตุผล ไม่ใช่เอกสารแนบ คำอธิบายสั้นๆ ที่เขียนขึ้นและตรวจสอบโดยบุคคลที่สอง มีค่ามากกว่าสำเนาที่ได้รับการรับรองอีกฉบับหนึ่ง
ประการที่สองคือความขัดแย้งกับฝ่ายธุรกิจ และปฏิกิริยาการลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้น การปฏิเสธหรือยุติความสัมพันธ์เพราะเอกสารยาก แทนที่จะเป็นเพราะความเสี่ยงยอมรับไม่ได้นั้น ไม่ใช่ทางเลือกที่เป็นกลาง ศาลดัตช์ได้ตัดสินซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าเสรีภาพของธนาคารในการปฏิเสธหรือยุติความสัมพันธ์นั้นถูกจำกัดด้วยหน้าที่ในการดูแล และมาตรฐานของความสมเหตุสมผลและความยุติธรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ลูกค้าจะถูกกีดกันออกจากธุรกรรมการชำระเงินโดยสิ้นเชิง การยุติความสัมพันธ์ที่สมเหตุสมผลนั้นขึ้นอยู่กับการประเมินความเสี่ยงที่บันทึกไว้ โอกาสที่แท้จริงสำหรับลูกค้าในการให้ข้อมูลที่ขาดหายไป และระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าที่สมเหตุสมผล
ประการที่สามคือความซับซ้อนข้ามพรมแดน สถาบันการชำระเงินของเนเธอร์แลนด์ที่ให้บริการลูกค้าชาวสเปนซึ่งถือครองผ่านบริษัทโฮลดิ้งในลักเซมเบิร์กและทรัสต์ในประเทศที่สาม ต้องเผชิญกับชุดกฎเกณฑ์ที่ทับซ้อนกันซึ่งแทบจะไม่สอดคล้องกันอย่างลงตัว คำตอบที่ใช้ได้ผลคือการใช้มาตรฐานที่เข้มงวดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และบันทึกเหตุผล แทนที่จะฟ้องร้องเรื่องความขัดแย้งทางกฎหมายในทุกกรณี ในกรณีที่โครงสร้างนั้นเองยากที่จะอธิบาย นั่นคือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า ไม่ใช่เพียงอุปสรรคทางด้านการบริหาร
ประการที่สี่คือ การมองว่ารายชื่อการคัดกรองและการจัดประเภทประเทศเป็นสิ่งคงที่ การกำหนดมาตรการคว่ำบาตรเปลี่ยนแปลงได้ในระยะเวลาอันสั้น และรายชื่อประเทศที่มีความเสี่ยงสูงของคณะกรรมาธิการยุโรปก็ได้รับการแก้ไขโดยกฎระเบียบที่มอบอำนาจ การคัดกรองที่ดำเนินการเฉพาะในช่วงเริ่มต้นจะพลาดลูกค้าที่ถูกกำหนดรายชื่อในอีกสามเดือนต่อมา การคัดกรองพอร์ตโฟลิโออีกครั้งกับรายชื่อที่อัปเดตแล้ว และบันทึกเวลาที่เกิดขึ้น จะช่วยอุดช่องว่างที่ผู้กำกับดูแลมองหาเป็นพิเศษ
ประการที่ห้าคือสมมติฐานที่ว่าเทคโนโลยีจะแก้ไขปัญหาได้ การตรวจสอบตัวตนอัตโนมัติ การคัดกรองชื่อ และการตรวจสอบธุรกรรม ช่วยลดข้อผิดพลาดและต้นทุนได้อย่างแท้จริง และสร้างบันทึกการตรวจสอบที่ผู้บังคับบัญชาต้องการ อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีเหล่านี้ก็อาจก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ผิดพลาดได้ในปริมาณมาก และการปิดการแจ้งเตือนโดยไม่มีเหตุผลนั้นแย่กว่าการไม่มีการแจ้งเตือนเลย รูปแบบการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ซึ่งการเปลี่ยนแปลงในทะเบียนและการอัปเดตรายการจะป้อนข้อมูลให้กับคะแนนความเสี่ยงแบบไดนามิกแทนที่จะเป็นการอัปเดตทุกห้าปี กำลังกลายเป็นมาตรฐานสำหรับสถาบันขนาดใหญ่ และกระเป๋าเงินดิจิทัลของยุโรปจะทำให้การตรวจสอบมีราคาถูกลงในอนาคต แต่สิ่งเหล่านี้ก็ไม่ได้ขจัดภาระหน้าที่ในการคำนึงถึงลูกค้าที่อยู่ตรงหน้าคุณ
จัดเตรียมกรอบการทำงาน KYC ของคุณให้เรียบร้อย
การตรวจสอบ KYC ที่ได้ผลนั้นขึ้นอยู่กับสี่สิ่ง ได้แก่ การประเมินความเสี่ยงที่สถาบันนั้นเชื่อมั่นอย่างแท้จริง นโยบายการยอมรับที่สอดคล้องกับการประเมินนั้น ไฟล์ที่บันทึกเหตุผลมากกว่าแค่เอกสาร และการติดตามอย่างต่อเนื่องหลังจากการลงทะเบียน ส่วนที่เหลือทั้งหมด รวมถึงซอฟต์แวร์นั้น เป็นเพียงการนำไปปฏิบัติ เนื่องจากกฎระเบียบเดียวของยุโรปจะมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 10 กรกฎาคม 2027 ลำดับที่เหมาะสมคือ การกำหนดเหตุผลให้ชัดเจนในตอนนี้ และปรับรายละเอียดเมื่อมาตรฐานทางเทคนิคปรากฏขึ้น
Law & More เราให้คำปรึกษาแก่สถาบันการเงิน ผู้ให้บริการสินทรัพย์ดิจิทัล สำนักงานทรัสต์ บริษัทให้บริการด้านวิชาชีพ และกรรมการของบริษัทเหล่านั้น เกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ WWFT และมาตรการคว่ำบาตร เราจัดทำและตรวจสอบการประเมินความเสี่ยงและนโยบายการรับลูกค้า ดำเนินการแก้ไขเอกสาร ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับคำถามเกี่ยวกับเจ้าของผลประโยชน์ที่แท้จริงและมาตรการคว่ำบาตร และเป็นตัวแทนของสถาบันและกรรมการในกระบวนการตรวจสอบ การดำเนินคดี และการสอบสวนทางอาญา หากคุณมีคำถามเฉพาะเจาะจงหรือได้รับการร้องขอข้อมูลจากหน่วยงานกำกับดูแล โปรดติดต่อทนายความของเรา
