หนังสือแสดงเจตจำนงในเนเธอร์แลนด์: มีผลผูกพันเมื่อใด?

หนังสือแสดงเจตจำนงบันทึกสิ่งที่คุณและอีกฝ่ายตกลงกันไว้แล้ว และวิธีที่คุณจะดำเนินการต่อไป การที่หนังสือแสดงเจตจำนงจะมีผลผูกพันคุณหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับเนื้อหาของหนังสือ ไม่ใช่ชื่อของหนังสือ เอกสารที่เรียกว่าหนังสือแสดงเจตจำนงอาจมีข้อผูกพันที่บังคับใช้ได้ และการถอนตัวจากการเจรจาในขั้นสูงอาจทำให้คุณต้องรับผิดตามกฎหมายของเนเธอร์แลนด์

หนังสือแสดงเจตจำนง (LOI หรือบางครั้งเรียกว่าบันทึกความเข้าใจหรือข้อกำหนดเบื้องต้น) เป็นเรื่องปกติในธุรกรรมการซื้อกิจการ การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ และการร่วมทุน ศาลฎีกา (Hoge Raad) ได้กำหนดหลักเกณฑ์สำหรับการเจรจาที่ยุติลงในคำพิพากษาคดี CBB/JPO เมื่อวันที่ 12 สิงหาคม 2005

หนังสือแสดงเจตจำนงคืออะไร?

เป็นบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรของข้อกำหนดหลักของข้อตกลงที่ยังอยู่ระหว่างการเจรจา เป็นการกำหนดทิศทางของข้อตกลงก่อนที่จะมีการร่างข้อตกลงฉบับสุดท้าย

ในการเจรจาต่อรองนั้น ส่วนใหญ่จะพูดคุยกันด้วยวาจา แต่หนังสือแสดงเจตจำนงจะบันทึกประเด็นสำคัญลงบนกระดาษ เช่น สิ่งที่จะขายหรือตกลงกัน ราคาที่เสนอ หรือวิธีการคำนวณ ขั้นตอนที่ยังต้องดำเนินการ และกำหนดเวลา ซึ่งจะช่วยลดความเข้าใจผิดในภายหลัง นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าทั้งสองฝ่ายมีความจริงจัง ซึ่งจะทำให้แต่ละฝ่ายมีความมั่นใจที่จะลงทุนเวลาและเงินในขั้นตอนต่อไป เช่น การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียดถี่ถ้วน

หนังสือแสดงเจตจำนงมีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ:

• โดยจะบันทึกเงื่อนไขสำคัญ เช่น ราคา โครงสร้างการชำระเงิน และตารางเวลา
• แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของทั้งสองฝ่ายที่ทุ่มเททรัพยากรให้กับข้อตกลงนั้น
• เป็นการวางกรอบสำหรับการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะอย่างละเอียดถี่ถ้วน;
• ข้อตกลงนี้สามารถให้สิทธิ์ผูกขาดได้ เพื่อไม่ให้ผู้ขายเจรจากับผู้อื่นในช่วงระยะเวลาที่กำหนด

หนังสือแสดงเจตจำนงมีผลผูกพันตามกฎหมายของเนเธอร์แลนด์หรือไม่?

ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับเนื้อหาของเอกสารและพฤติกรรมของคู่สัญญา ชื่อเอกสารว่า “หนังสือแสดงเจตจำนง” ไม่ได้หมายความว่าเอกสารนั้นไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

ภายใต้กฎหมายของเนเธอร์แลนด์ ข้อตกลงเกิดขึ้นจากการเสนอและการยอมรับ (มาตรา 6:217 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของเนเธอร์แลนด์) สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงแค่ถ้อยคำที่ใช้ แต่เป็นสิ่งที่แต่ละฝ่ายสามารถอนุมานได้อย่างสมเหตุสมผลจากคำกล่าวและการกระทำของอีกฝ่าย (มาตรา 3:33 และ 3:35 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของเนเธอร์แลนด์) ดังนั้น หนังสือแสดงเจตจำนงที่บันทึกเงื่อนไขที่สำคัญทั้งหมดและลงนามโดยไม่มีข้อสงวนใดๆ จึงสามารถถือเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันได้ แม้ว่าคู่สัญญาจะตั้งใจที่จะลงนามในสัญญา "ฉบับสุดท้าย" ในภายหลังก็ตาม

การตีความเอกสารนั้นพิจารณาจากหลักเกณฑ์ฮาวิลเท็กซ์ (Haviltex test) ซึ่งตั้งชื่อตามคำพิพากษาของศาลฎีกา (Hoge Raad) เมื่อวันที่ 13 มีนาคม 1981 (ECLI:NL:HR:1981:AG4158) ศาลจะพิจารณาความหมายที่คู่กรณีสามารถตีความได้อย่างสมเหตุสมผลในสถานการณ์นั้นๆ และสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังจากกันและกันได้อย่างสมเหตุสมผล ถ้อยคำมีความสำคัญ แต่สถานการณ์ ความเชี่ยวชาญของคู่กรณี และการได้รับคำแนะนำทางกฎหมายก็มีส่วนสำคัญเช่นกัน

ในทางปฏิบัติ หนังสือแสดงเจตจำนงมักประกอบด้วยข้อกำหนดสองประเภท ข้อกำหนดทางการค้า เช่น ราคาโดยประมาณหรือโครงสร้างที่เสนอ ถือเป็นข้อกำหนดที่ไม่ผูกมัด ในขณะที่ข้อกำหนดอื่นๆ เช่น ข้อตกลงพิเศษและการรักษาความลับ ถือเป็นข้อผูกมัดคู่สัญญาโดยทันที หากคุณไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อใดเป็นข้อใด คุณจะต้องปล่อยให้ศาลเป็นผู้พิจารณา

เหตุใดความสมเหตุสมผลและความยุติธรรมจึงมีความสำคัญ

กฎหมายดัตช์ไม่ได้มองขั้นตอนการเจรจาว่าเป็นช่วงเวลาที่ไร้ระเบียบ คู่เจรจามีความสัมพันธ์ทางกฎหมายพิเศษซึ่งอยู่ภายใต้หลักความสมเหตุสมผลและความเป็นธรรม (redelijkheid en billijkheid)

หลักการดังกล่าว ซึ่งใช้กับสัญญาภายใต้มาตรา 6:248 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ด้วย กำหนดให้แต่ละฝ่ายต้องคำนึงถึงผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของอีกฝ่าย การลงนามในหนังสือแสดงเจตจำนงเป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าการเจรจาได้เริ่มขึ้นอย่างจริงจัง ยิ่งการเจรจาคืบหน้าไปมากเท่าใด อีกฝ่ายก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะคาดหวังว่าข้อตกลงจะสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น และคุณก็ยิ่งต้องระมัดระวังมากขึ้นเกี่ยวกับการถอนตัวออกจากการเจรจา

คุณสามารถยุติการเจรจาได้เมื่อใด?

โดยหลักการแล้ว คุณมีอิสระที่จะยุติความสัมพันธ์ได้ การยุติความสัมพันธ์จะผิดกฎหมายก็ต่อเมื่อเป็นการกระทำที่ไม่เป็นที่ยอมรับของอีกฝ่าย เนื่องจากอีกฝ่ายมีเหตุผลอันควรในการยึดมั่นในสัญญา หรือเนื่องจากสถานการณ์อื่นๆ

ศาลฎีกาได้กำหนดหลักเกณฑ์นี้ไว้ในคำพิพากษาคดี CBB/JPO เมื่อวันที่ 12 สิงหาคม 2005 ( ECLI:NL:HR:2005:AT7337 ) ศาลพิจารณาถึงกระบวนการเจรจาทั้งหมด ปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ขอบเขตที่ฝ่ายที่ถอนตัวได้สร้างความคาดหวังให้กับอีกฝ่ายหนึ่ง ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของฝ่ายนั้นเอง และการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการเจรจา

ศาลฎีกาเน้นย้ำว่าศาลต้องใช้หลักเกณฑ์นี้อย่างระมัดระวัง เสรีภาพในการเจรจาเป็นจุดเริ่มต้น ฝ่ายที่ยุติการเจรจาหลังจากลงนามในหนังสือแสดงเจตจำนงแล้ว ไม่ได้หมายความว่าจะต้องรับผิดโดยอัตโนมัติ แต่หากหนังสือแสดงเจตจำนงนั้นระบุถึงข้อตกลงในประเด็นหลัก และอีกฝ่ายได้ลงทุนอย่างมากบนพื้นฐานนั้น ความเสี่ยงก็จะเพิ่มขึ้น

หากศาลตัดสินว่าการยุติการเจรจาเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ฝ่ายที่ยุติการเจรจาอาจต้องชดเชยค่าใช้จ่ายของอีกฝ่าย เช่น ค่าที่ปรึกษาและค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสถานะทางธุรกิจ ในกรณีพิเศษที่การเจรจาคืบหน้าไปมากจนเกือบจะแน่นอนว่าจะได้สัญญา ศาลอาจสั่งให้ชดเชยค่าเสียหายจากกำไรที่สูญเสียไปได้ นอกจากนี้ ศาลยังสามารถสั่งให้ทั้งสองฝ่ายเจรจากันต่อไปได้อีกด้วย

หนังสือแสดงเจตจำนงที่ร่างขึ้นอย่างรอบคอบจะช่วยให้คุณควบคุมความเสี่ยงนี้ได้ คุณสามารถตกลงกันล่วงหน้าได้ว่าแต่ละฝ่ายรับผิดชอบค่าใช้จ่ายของตนเอง ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถยุติการเจรจาได้โดยไม่ต้องให้เหตุผล และจะไม่มีการเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับกำไรที่สูญเสียไป ข้อกำหนดเหล่านี้จะมีน้ำหนักเมื่อศาลประเมินว่าการยุติการเจรจาเป็นสิ่งที่ยอมรับได้หรือไม่ แม้ว่าจะไม่ได้ตัดสิทธิ์การเรียกร้องทุกอย่างที่เป็นไปได้ก็ตาม

ข้อกำหนดใดบ้างที่มีผลผูกพัน และข้อกำหนดใดบ้างที่ไม่มีผลผูกพัน?

คุณต้องกำหนดเรื่องนั้นไว้ในเอกสารเอง ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อกำหนดใดมีผลผูกพันคู่สัญญาโดยทันที และข้อกำหนดใดเป็นเพียงการแสดงเจตนาเท่านั้น

การเข้าใจความแตกต่างนี้ให้ถูกต้องเป็นหัวใจสำคัญของหนังสือแสดงเจตจำนงที่ปลอดภัย ข้อกำหนดต่อไปนี้โดยทั่วไปไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย:

• ราคาโดยประมาณ จุดเริ่มต้นนี้คาดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว
• โครงสร้างธุรกรรม โครงสร้างสุดท้ายอาจเปลี่ยนแปลงได้หลังจากได้รับคำแนะนำด้านภาษีหรือกฎหมาย
• เงื่อนไขเบื้องต้น ขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จก่อนที่ข้อตกลงจะเสร็จสมบูรณ์ เช่น การจัดหาเงินทุนหรือการอนุมัติ

ข้อกำหนดอื่นๆ มีจุดประสงค์เพื่อให้คู่สัญญาผูกพันกันทันทีที่ลงนาม ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับข้อตกลงขั้นสุดท้าย แต่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมของคู่สัญญาในระหว่างการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุข้อตกลงนั้น

• ความพิเศษ ผู้ขายตกลงที่จะไม่เจรจากับผู้ซื้อรายอื่นเป็นระยะเวลาที่กำหนด การผิดสัญญาอาจนำไปสู่การเรียกร้องค่าเสียหายได้
• ความลับ ข้อมูลที่แลกเปลี่ยนจะถูกเก็บเป็นความลับ แม้ว่าข้อตกลงจะล้มเหลวก็ตาม
• กฎหมายที่ใช้บังคับและเขตอำนาจศาล กฎหมายของเนเธอร์แลนด์มีผลบังคับใช้ และศาลหรือองค์กรอนุญาโตตุลาการที่ได้รับการแต่งตั้งจะเป็นผู้พิจารณาข้อพิพาท
• การเลิกจ้างและค่าใช้จ่าย จดหมายจะลงท้ายอย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายใดบ้าง

หากคุณระบุอย่างชัดเจนว่าเฉพาะข้อกำหนดเหล่านี้เท่านั้นที่มีผลผูกพัน คุณจะสร้างขอบเขตที่ชัดเจน คุณสามารถสำรวจข้อตกลงได้อย่างอิสระ ในขณะที่กระบวนการเจรจาเองยังคงได้รับการคุ้มครอง หากคุณกำลังพิจารณาเรื่องการจัดหาเงินทุนหรือหลักประกันสำหรับข้อตกลง ให้รวมคำถามเหล่านั้นไว้ในเงื่อนไข เพื่อให้เงื่อนไขยังคงใช้งานได้จริง

หนังสือแสดงเจตจำนงควรมีเนื้อหาอะไรบ้าง?

อย่างน้อยที่สุดต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับคู่สัญญา เรื่องของธุรกรรม เงื่อนไขทางการเงิน ข้อกำหนด กำหนดการ และข้อผูกมัดทางกฎหมาย การใช้ถ้อยคำที่ไม่ชัดเจนในส่วนใดส่วนหนึ่งเหล่านี้อาจนำไปสู่ข้อพิพาทได้

คู่สัญญาและขอบเขตของข้อตกลง

ระบุชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายอย่างครบถ้วนของทุกฝ่าย ได้แก่ ผู้ซื้อ ผู้ขาย และบริษัทแม่ (ถ้ามี) หลีกเลี่ยงคำที่ไม่ชัดเจน เช่น “กลุ่มของเรา” ระบุหมายเลขทะเบียนการค้า (KvK) ของแต่ละบริษัทในเนเธอร์แลนด์ เพื่อให้แน่ชัดว่าใครเป็นผู้ผูกพัน

จากนั้นอธิบายรายละเอียดของข้อตกลง คุณกำลังซื้อหุ้น ทรัพย์สินเฉพาะ อาคาร หรือธุรกิจทั้งหมดหรือไม่ ในกรณีการซื้อกิจการ ให้ระบุว่าข้อตกลงนั้นรวมถึงทรัพย์สินทางปัญญา สัญญา และพนักงานหรือไม่ และหนี้สินใดบ้างที่จะยังคงอยู่ ในกรณีการซื้อขายทรัพย์สิน พนักงานสามารถโอนย้ายได้โดยอัตโนมัติภายใต้กฎเกี่ยวกับการโอนกิจการซึ่งคุณต้องคำนึงถึงตั้งแต่เริ่มต้น

เงื่อนไขทางการเงิน

โดยปกติแล้ว ราคาที่ระบุไว้จะเป็นเพียงราคาโดยประมาณ กลไกการทำงานควรได้รับการอธิบายอย่างละเอียด:

• ราคาที่เสนอ หรือสูตรที่ใช้ในการคำนวณ เช่น ตัวคูณของกำไร
• วิธีการชำระเงิน: เงินสด หุ้น หรือทั้งสองอย่างรวมกัน;
• ระยะเวลา: ชำระเงินครั้งเดียวเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ หรือแบ่งชำระเป็นงวดๆ
• เงื่อนไขการจ่ายเงินตามผลประกอบการในอนาคต หรือการวางเงินประกันไว้ ซึ่งส่วนหนึ่งของราคาสินค้าขึ้นอยู่กับผลประกอบการในอนาคต หรือถูกกันไว้

การกำหนดรายละเอียดเหล่านี้ไม่ใช่การกำหนดราคา แต่เป็นการยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับมูลค่าของข้อตกลงก่อนที่จะใช้เวลาและเงินมากขึ้น

เงื่อนไขและตารางเวลา

ข้อตกลงส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเบื้องต้น: ขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนที่ธุรกรรมจะสมบูรณ์ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียดถี่ถ้วน การจัดหาเงินทุนสำหรับผู้ซื้อ การอนุมัติจากหน่วยงานคุ้มครองผู้บริโภคและตลาดของเนเธอร์แลนด์ (ACM) หรือหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ และการอนุมัติจากผู้ถือหุ้นหรือคณะกรรมการกำกับดูแล ในกรณีที่บริษัทดัตช์มีสภาพนักงาน (ondernemingsraad) อาจจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากสภาพนักงานก่อนที่จะมีการตัดสินใจ

เชื่อมโยงเงื่อนไขเหล่านี้เข้ากับตารางเวลาที่สมจริง โดยระบุวันที่เป้าหมายสำหรับการตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียด การร่างข้อตกลงขั้นสุดท้าย และการปิดธุรกรรม กำหนดความหมายของคำว่า “การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียดที่น่าพอใจ” เพื่อไม่ให้ถูกนำไปใช้เป็นข้ออ้างในการยกเลิกสัญญาได้

ข้อกำหนดที่มีผลผูกพัน

ปิดท้ายด้วยข้อกำหนดที่ควบคุมการเจรจา ได้แก่ สิทธิ์แต่เพียงผู้เดียวในช่วงเวลาที่กำหนด การรักษาความลับ กฎหมายที่ใช้บังคับ และข้อตกลงเรื่องค่าใช้จ่าย ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อกำหนดเหล่านี้มีผลผูกพัน และระบุว่าส่วนที่เหลือของจดหมายไม่มีผลผูกพัน ระบุวันสิ้นสุดที่จดหมายจะหมดอายุหากไม่มีการลงนามในข้อตกลงขั้นสุดท้าย

หนังสือแสดงเจตจำนงถูกนำไปใช้ในทางปฏิบัติอย่างไร?

รูปแบบของเอกสารขึ้นอยู่กับข้อตกลง ในกรณีการเข้าซื้อกิจการ เอกสารนี้เป็นแผนงานที่จะนำไปสู่ข้อตกลงการซื้อหุ้นหรือสินทรัพย์ ในขณะที่ในเรื่องอสังหาริมทรัพย์และการจ้างงาน เอกสารนี้จะมีบทบาทที่จำกัดกว่า

การควบรวมและซื้อกิจการ

ในการเข้าซื้อกิจการ บริษัทหนึ่งๆ มักจะมีหนังสือแสดงเจตจำนงเป็นเอกสารมาตรฐาน เอกสารนี้จะระบุราคาที่เสนอ วิธีการชำระเงิน สิ่งที่จะซื้ออย่างชัดเจน และเงื่อนไขหลักๆ การที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกันอย่างตรงกันนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง ก่อนที่จะใช้เวลาและเงินจำนวนมากในการตรวจสอบสถานะกิจการอย่างละเอียด

ข้อผูกมัดต่างๆ ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ระยะเวลาผูกขาดจะป้องกันไม่ให้ผู้ขายไปติดต่อผู้ซื้อรายอื่น และทำให้ผู้ซื้อมีความมั่นใจที่จะลงทุนในการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน การรักษาความลับจะปกป้องข้อมูลทางการเงินและข้อมูลการดำเนินงานที่แลกเปลี่ยนกัน บทความของเราเกี่ยวกับการควบรวมและซื้อกิจการในเนเธอร์แลนด์จะอธิบายกระบวนการที่เหลือ ตั้งแต่การตรวจสอบสถานะกิจการไปจนถึงการปิดดีล

ธุรกรรมทรัพย์สิน

ในธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ มักใช้หนังสือแสดงเจตจำนงเพื่อตกลงเงื่อนไขหลักก่อนที่จะเริ่มการตรวจสอบทางเทคนิคและทางกฎหมายที่มีค่าใช้จ่ายสูง โดยทั่วไปแล้ว หนังสือแสดงเจตจำนงจะครอบคลุมหัวข้อต่างๆ ดังนี้:

• คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับทรัพย์สิน;
• ราคาซื้อขายที่เสนอ;
• ระยะเวลาการตรวจสอบอย่างละเอียดรอบคอบสำหรับด้านเทคนิค สิ่งแวดล้อม และกฎหมาย;
• เงื่อนไขทางการเงิน;
• กำหนดวันเป้าหมายสำหรับการโอนกรรมสิทธิ์ที่สำนักงานทนายความด้านกฎหมายแพ่ง

สำหรับอสังหาริมทรัพย์เพื่ออยู่อาศัยที่ซื้อโดยผู้บริโภค กฎหมายของเนเธอร์แลนด์ได้เพิ่มกฎเฉพาะขึ้นมา ภายใต้มาตรา 7:2 BW การซื้อบ้านโดยผู้ซื้อส่วนบุคคลจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และผู้ซื้อมีระยะเวลาพิจารณาตัดสินใจสามวัน หนังสือแสดงเจตจำนงอย่างไม่เป็นทางการไม่สามารถใช้แทนสัญญาซื้อขายที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้

การว่าจ้าง

บางครั้งนายจ้างอาจใช้หนังสือแสดงเจตจำนงเพื่อยืนยันข้อเสนอ ก่อนที่จะมีการลงนามในสัญญาจ้างงาน เช่น ในระหว่างที่กำลังดำเนินการขอใบอนุญาตทำงานหรือใบอนุญาตพำนักอาศัย โปรดระวัง: หากหนังสือแสดงเจตจำนงระบุเงื่อนไขที่สำคัญ เช่น ตำแหน่ง เงินเดือน และวันเริ่มงาน และได้รับการยอมรับแล้ว ก็อาจถือเป็นสัญญาจ้างงานไปแล้ว หากคุณไม่ต้องการเช่นนั้น โปรดระบุเงื่อนไขต่างๆ เช่น การขอใบอนุญาต ให้ชัดเจน

คุณควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดอะไรบ้าง?

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ การใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือ การไม่ระบุข้อผูกมัด และการไม่ให้สิทธิ์แต่เพียงผู้เดียวอย่างไม่มีกำหนด ภายใต้หลักเกณฑ์ของ Haviltex ศาลจะพิจารณาว่าคู่กรณีสามารถคาดหวังอะไรได้อย่างสมเหตุสมผล และคำตอบอาจแตกต่างจากสิ่งที่คุณคิดไว้

มีข้อควรระวังสามประการที่จะช่วยได้ ได้แก่ การระบุแต่ละส่วนว่าเป็นส่วนผูกพันหรือไม่ผูกพัน การกำหนดคำสำคัญ เช่น “การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างน่าพอใจ” และการกำหนดวันที่เฉพาะเจาะจง รวมถึงวันสิ้นสุดของสิทธิผูกขาดและวันที่จดหมายฉบับนี้หมดอายุ หากไม่มีการกำหนดวันสิ้นสุดที่แน่นอน คู่สัญญาอาจตกอยู่ในความไม่แน่นอนเป็นเวลาหลายเดือน และการทดสอบความน่าเชื่อถือจาก CBB/JPO ก็ยังคงพัฒนาต่อไปในเบื้องหลัง

หนังสือแสดงเจตจำนงแตกต่างจากเอกสารเบื้องต้นอื่นๆ อย่างไร?

แม้ชื่อเรียกจะแตกต่างกัน แต่หลักเกณฑ์ทางกฎหมายนั้นเหมือนกัน เอกสารข้อตกลงเบื้องต้น บันทึกความเข้าใจ และข้อกำหนดเบื้องต้น ล้วนถูกพิจารณาจากเนื้อหาและสิ่งที่คู่สัญญาสามารถคาดหวังได้อย่างสมเหตุสมผล

เอกสารข้อตกลงเบื้องต้น (Term Sheet) โดยทั่วไปคือรายการข้อกำหนดทางการค้าสั้นๆ ซึ่งมักไม่มีข้อความอธิบายเหมือนในจดหมาย บันทึกความเข้าใจ (Memorandum of Understanding) มักใช้ในโครงการความร่วมมือและการร่วมทุน ข้อตกลงรักษาความลับ (NDA) เป็นสัญญาแยกต่างหากที่มีผลผูกพันอย่างสมบูรณ์ ซึ่งครอบคลุมเฉพาะการรักษาความลับเท่านั้น มักลงนามก่อนหนังสือแสดงเจตจำนง (Letter of Intent) ในขณะที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลครั้งแรก

สัญญาซื้อขายเบื้องต้นหรือสัญญาตัวเลือกนั้นแตกต่างออกไป เอกสารเหล่านี้มีจุดประสงค์เพื่อผูกมัดทางกฎหมาย กล่าวคือ บังคับให้ฝ่ายหนึ่งขายหรือให้สิทธิ์อีกฝ่ายหนึ่งในการซื้อตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ หากคุณลงนามในเอกสารที่ผูกมัดคุณกับข้อตกลงขั้นสุดท้าย คุณจะไม่ได้อยู่ในขั้นตอนของหนังสือแสดงเจตจำนงอีกต่อไป ตรวจสอบชื่อเรื่อง แต่เหนือสิ่งอื่นใด ตรวจสอบถ้อยคำในเอกสาร

ใครบ้างที่สามารถลงนามในนามของบริษัทได้?

เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เป็นตัวแทนของบริษัทเท่านั้น สำหรับบริษัทจำกัดส่วนตัวของเนเธอร์แลนด์ (BV) โดยหลักการแล้วคือคณะกรรมการบริษัท เว้นแต่ข้อบังคับของบริษัทจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น (มาตรา 2:240 BW)

ก่อนลงนาม โปรดตรวจสอบเอกสารจากทะเบียนการค้าของหอการค้า เอกสารนั้นจะแสดงว่าใครเป็นกรรมการ และกรรมการคนนั้นสามารถกระทำการได้โดยลำพังหรือต้องกระทำการร่วมกับกรรมการคนอื่นเท่านั้น นอกจากนี้ บุคคลอื่นอาจกระทำการภายใต้หนังสือมอบอำนาจ โปรดขอสำเนาเอกสารนั้นด้วย หากผู้ลงนามไม่ได้รับอนุญาต บริษัทอาจไม่ผูกพันตามสัญญา และคุณอาจต้องโต้เถียงกันเรื่องนั้นแทนที่จะเป็นเรื่องข้อตกลง

การอนุมัติภายในเป็นเรื่องแยกต่างหาก ข้อบังคับของบริษัทหรือข้อตกลงระหว่างผู้ถือหุ้นอาจกำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่หรือคณะกรรมการกำกับดูแลสำหรับบางการตัดสินใจ กฎภายในดังกล่าวไม่ได้ส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของลายเซ็นต่ออีกฝ่ายเสมอไป แต่สามารถสร้างความรับผิดชอบภายในให้กับกรรมการได้ ระบุการอนุมัติที่จำเป็นไว้ในเงื่อนไขของจดหมายด้วย

หลังจากส่งหนังสือแสดงเจตจำนงแล้ว จะเกิดอะไรขึ้นต่อไป?

หลังจากส่งจดหมายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบสถานะกิจการ การเจรจาข้อตกลงขั้นสุดท้าย การลงนาม และการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ จดหมายควรระบุระยะเวลาที่แต่ละขั้นตอนอาจใช้ด้วย

ในระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบสถานะกิจการ ผู้ซื้อจะตรวจสอบสถานะทางกฎหมาย การเงิน ภาษี และการดำเนินงานของบริษัทเป้าหมาย ผลการตรวจสอบมักนำไปสู่การปรับราคา หรือการกำหนดการรับประกันและการชดเชยเฉพาะเจาะจงในข้อตกลงขั้นสุดท้าย นั่นคือเหตุผลที่ราคาในหนังสือแสดงเจตจำนงมักเป็นเพียงราคาโดยประมาณ

ข้อตกลงขั้นสุดท้าย เช่น สัญญาซื้อขายหุ้น จะประกอบด้วยเงื่อนไขที่แน่นอน การรับประกัน และการจัดการเพื่อการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ ในกรณีการซื้อขายหุ้นที่เกี่ยวข้องกับบริษัทจำกัดมหาชนของเนเธอร์แลนด์ การโอนหุ้นจะทำโดยเอกสารรับรองที่ทำต่อหน้าทนายความในเนเธอร์แลนด์ (มาตรา 2:196 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งเนเธอร์แลนด์) ส่วนในกรณีการซื้อขายสินทรัพย์ สินทรัพย์แต่ละรายการจะถูกโอนในลักษณะที่กฎหมายกำหนด เช่น การโอนอสังหาริมทรัพย์โดยเอกสารรับรอง

เมื่อลงนามในข้อตกลงฉบับสุดท้ายแล้ว ข้อตกลงฉบับสุดท้ายจะใช้แทนที่หนังสือแสดงเจตจำนง ควรระบุข้อความ “ข้อตกลงฉบับสมบูรณ์” ไว้ด้วยว่าเอกสารฉบับก่อนหน้าจะไม่มีผลบังคับใช้อีกต่อไป ยกเว้นข้อตกลงเรื่องการรักษาความลับ หากไม่ได้ระบุไว้ในข้อตกลงฉบับสุดท้าย

ถ้าเกิดข้อพิพาทขึ้นจะทำอย่างไร?

ขั้นแรก ให้พิจารณาว่าในจดหมายระบุถึงกฎหมายที่ใช้บังคับ เขตอำนาจศาล และค่าใช้จ่ายอย่างไร จากนั้นประเมินว่ามีการละเมิดข้อผูกพันหรือไม่ หรือการเจรจาถูกยุติลงอย่างไม่สามารถยอมรับได้หรือไม่

ข้อพิพาทจำนวนมากได้รับการแก้ไขโดยการเจรจาหรือการไกล่เกลี่ย เนื่องจากคู่กรณีมักยังคงมีผลประโยชน์ทางการค้าต่อกัน หากวิธีการดังกล่าวล้มเหลว คดีจะถูกส่งไปยังศาลหรือหน่วยงานอนุญาโตตุลาการที่ระบุไว้ในจดหมาย ในกรณีเร่งด่วน เช่น กรณีที่ข้อมูลลับอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด คุณสามารถขอให้ผู้พิพากษาคุ้มครองชั่วคราว (voorzieningenrechter) ออกคำสั่งในกระบวนการพิจารณาคดีแบบเร่งด่วน (kort geding) ได้ หน้าเว็บของเราเกี่ยวกับเรื่องการระงับข้อพิพาททางธุรกิจในเนเธอร์แลนด์ได้อธิบายถึงทางเลือกต่างๆ ไว้แล้ว

ในฐานะผู้ซื้อ คุณควรตรวจสอบอะไรบ้าง?

• ในจดหมายระบุอย่างชัดเจนว่าราคานี้เป็นเพียงราคาโดยประมาณ และอธิบายวิธีการประเมินมูลค่า เช่น การคิดเป็นหลายเท่าของกำไร
• ระยะเวลาการผูกขาดนั้นยาวนานเพียงพอที่จะดำเนินการตรวจสอบสถานะทางธุรกิจอย่างรอบด้าน โดยมีวันสิ้นสุดที่แน่นอน
• เงื่อนไขเบื้องต้นดังกล่าวรวมถึงการจัดหาเงินทุน การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างน่าพอใจ และการอนุมัติจาก ACM หรือสภาแรงงาน
• ผู้ลงนามของผู้ขายได้รับอนุญาตตามเอกสารรับรองการจดทะเบียนการค้าของหอการค้า (KvK) แล้ว
• ข้อตกลงรักษาความลับและกฎหมายที่เกี่ยวข้องนั้นถือเป็นข้อผูกมัด

ในฐานะผู้ขาย คุณควรตรวจสอบอะไรบ้าง?

• มีเพียงข้อตกลงพิเศษ การรักษาความลับ กฎหมายที่ใช้บังคับ และค่าใช้จ่ายเท่านั้นที่มีผลผูกพัน ส่วนข้อความอื่นๆ ในจดหมายนั้นไม่มีผลผูกพัน
• ระยะเวลาการผูกขาดนั้นสั้นและจะสิ้นสุดลงโดยอัตโนมัติในวันที่กำหนดไว้
• คำว่า “การตรวจสอบสถานะกิจการอย่างน่าพอใจ” นั้นมีนิยามที่ชัดเจน ดังนั้นผู้ซื้อจึงไม่สามารถใช้คำนี้เป็นข้ออ้างในการยกเลิกสัญญาได้
• แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายของตนเอง และไม่สามารถเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับผลกำไรที่สูญเสียไปได้
• คุณต้องเก็บรายงานการประชุม อีเมล และร่างเอกสารการเจรจาไว้ทั้งหมด เพราะศาลจะพิจารณาขั้นตอนการเจรจาทั้งหมดภายใต้กฎหมาย CBB/JPO

หนังสือแสดงเจตจำนงฉบับนี้สามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างไร?

เราให้คำปรึกษาแก่บริษัททั้งในและต่างประเทศเกี่ยวกับหนังสือแสดงเจตจำนง การควบรวมกิจการ และเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายบริษัทเราสามารถ:

• ร่างหรือตรวจสอบหนังสือแสดงเจตจำนงของคุณ และทำเครื่องหมายว่าข้อความใดบ้างที่มีผลผูกพัน
• ตรวจสอบอำนาจของผู้ลงนามกับทะเบียนการค้าของ KvK;
• ประเมินว่าการยุติการเจรจาเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ภายใต้หลักเกณฑ์ของ CBB/JPO หรือไม่ ก่อนที่จะถอนตัวออกไป
• คำนวณและเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่คุณเกิดขึ้นเมื่ออีกฝ่ายยุติการเจรจาโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร
• หากข้อมูลที่เป็นความลับมีความเสี่ยงที่จะถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดหรือมีการละเมิดสิทธิ์แต่เพียงผู้เดียว ให้ยื่นคำร้องต่อผู้พิพากษาพิจารณาคำร้องขอความคุ้มครองเบื้องต้น (kort geding)
• เจรจาและร่างข้อตกลงซื้อขายหุ้นหรือสินทรัพย์ฉบับสุดท้าย

สรุป

• หนังสือแสดงเจตจำนงจะบันทึกเงื่อนไขหลักของข้อตกลงที่อยู่ระหว่างการเจรจา เนื้อหาของหนังสือ ไม่ใช่ชื่อเรื่อง จะเป็นตัวกำหนดว่าหนังสือนั้นมีผลผูกพันคุณหรือไม่
• ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อกำหนดใดบ้างที่มีผลผูกพัน เช่น ข้อตกลงเรื่องความเป็นเอกสิทธิ์ การรักษาความลับ กฎหมายที่ใช้บังคับ และค่าใช้จ่าย
• ภายใต้ CBB/JPO การยุติการเจรจาจะผิดกฎหมายก็ต่อเมื่อการยุติการเจรจานั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ เนื่องจากอีกฝ่ายมีเหตุผลอันควรในการพึ่งพาการเจรจา
• อธิบายรายละเอียดของคู่สัญญา ขอบเขต กลไกการกำหนดราคา เงื่อนไข และกำหนดเวลาอย่างแม่นยำ
• ระบุวันสิ้นสุดและข้อตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายเพื่อจำกัดความเสี่ยงของคุณ

คำถามที่พบบ่อย