ในฐานะนายจ้าง สิ่งสำคัญคือต้องจัดเก็บข้อมูลพนักงานของคุณอย่างเหมาะสม ในการดำเนินการดังกล่าว คุณมีหน้าที่ต้องเก็บบันทึกบุคลากรเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เมื่อจัดเก็บข้อมูลดังกล่าว จะต้องคำนึงถึง Privacy Act General Data Protection Regulation (AVG) และ Implementation Act General Data Protection Regulation (UAVG) AVG กำหนดข้อผูกมัดกับนายจ้างที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คุณจะทราบได้ว่าแฟ้มบุคลากรของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ผ่านรายการตรวจสอบนี้
- ข้อมูลใดบ้างที่อาจถูกประมวลผลในไฟล์บุคลากร
กฎหลักที่ปฏิบัติตามคืออาจรวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ของไฟล์บุคลากร: การปฏิบัติตามสัญญาจ้างงานกับพนักงานอย่างเหมาะสม
ไม่ว่าในกรณีใด ข้อมูลส่วนบุคคล 'ธรรมดา' จะถูกเก็บไว้ เช่น:
- ชื่อ;
- ที่อยู่;
- วันเกิด;
- สำเนาหนังสือเดินทาง/บัตรประจำตัวประชาชน;
- หมายเลขบีเอสเอ็น
- สัญญาการจ้างงานที่ลงนามรวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขของการจ้างงานและภาคผนวก
- ข้อมูลผลการปฏิบัติงานและการพัฒนาของพนักงาน เช่น รายงานการประเมิน
นายจ้างอาจเลือกที่จะขยายแฟ้มบุคลากรเพื่อรวมข้อมูลอื่นๆ เช่น บันทึกส่วนตัวของนายจ้าง บันทึกการขาดงาน ข้อร้องเรียน คำเตือน บันทึกการสัมภาษณ์ และอื่นๆ
ในฐานะนายจ้าง สิ่งสำคัญคือต้องอัปเดตข้อมูลนี้เป็นประจำเพื่อความถูกต้องและแม่นยำที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาเก็บรักษาตามกฎหมาย
- ข้อมูลส่วนบุคคล 'ธรรมดา' อาจถูกประมวลผลในแฟ้มบุคลากรเมื่อใด
นายจ้างต้องพิจารณาว่าข้อมูลส่วนบุคคล 'ธรรมดา' ใดที่อาจถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรเมื่อใดและอย่างไร ภายใต้มาตรา 6 AVG นายจ้างสามารถจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล 'ธรรมดา' ไว้ในแฟ้มบุคลากรได้ด้วยเหตุผล 6 ประการ เหตุผลเหล่านี้รวมถึง:
- พนักงานให้ความยินยอมในการดำเนินการ
- การประมวลผลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการตามข้อตกลงพนักงาน (การจ้างงาน)
- การดำเนินการมีความจำเป็นเนื่องจากข้อผูกมัดทางกฎหมายที่บังคับใช้กับนายจ้าง (เช่น การจ่ายภาษีและเงินสมทบ)
- การประมวลผลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อปกป้องผลประโยชน์ที่สำคัญของพนักงานหรือบุคคลธรรมดาอื่น ๆ (ตัวอย่างเกิดขึ้นเมื่ออันตรายเฉียบพลันใกล้เข้ามา แต่พนักงานไม่สามารถให้ความยินยอมทางจิตใจได้)
- การประมวลผลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อประโยชน์สาธารณะ/ความสงบเรียบร้อยของประชาชน
- การประมวลผลเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อตอบสนองผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของนายจ้างหรือบุคคลที่สาม (ยกเว้นในกรณีที่ผลประโยชน์ของพนักงานมีมากกว่าผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของนายจ้าง)
- ข้อมูลใดที่ไม่ควรประมวลผลในไฟล์บุคลากร
นอกจากข้อมูล 'ปกติ' ที่รวมอยู่ในไฟล์แล้ว ยังมีข้อมูลที่ (ปกติ) ไม่ควรรวมอยู่ด้วย เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้มีความละเอียดอ่อนโดยธรรมชาติ ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูล 'พิเศษ' และรวมถึง:
- ความเชื่อ;
- รสนิยมทางเพศ;
- เชื้อชาติหรือเผ่าพันธุ์
- ข้อมูลทางการแพทย์ (รวมถึงเมื่อให้โดยสมัครใจโดยพนักงาน)
ข้อมูล 'พิเศษ' สามารถจัดเก็บภายใต้ AVG ในข้อยกเว้น 10 ข้อเท่านั้น ข้อยกเว้นหลัก 3 ประการมีดังนี้:
- พนักงานให้ความยินยอมอย่างชัดเจนในการดำเนินการ
- คุณประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่พนักงานเปิดเผยโดยเจตนา
- การประมวลผลมีความจำเป็นเพื่อผลประโยชน์สาธารณะที่เหนือกว่า (จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางกฎหมายของเนเธอร์แลนด์ในการเรียกใช้สิ่งนี้)
- มาตรการรักษาความปลอดภัยแฟ้มบุคลากร
ใครได้รับอนุญาตให้ดูแฟ้มบุคลากร
ไฟล์บุคลากรสามารถดูได้โดยบุคคลที่จำเป็นต้องเข้าถึงเพื่อปฏิบัติงานเท่านั้น บุคคลเหล่านี้รวมถึงนายจ้างและลูกจ้างของแผนกทรัพยากรบุคคล พนักงานเองก็มีสิทธิ์ดูไฟล์บุคลากรและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้
ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยสำหรับไฟล์
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่า AVG กำหนดข้อกำหนดในการจัดเก็บไฟล์บุคลากรแบบดิจิทัลหรือแบบกระดาษ ในฐานะนายจ้าง คุณมีหน้าที่ต้องดำเนินมาตรการเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ไฟล์จึงต้องได้รับการปกป้องจากอาชญากรรมไซเบอร์ การเข้าถึง การแก้ไข หรือการลบโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ระยะเวลาการเก็บรักษาไฟล์ของเจ้าหน้าที่
AVG ระบุว่าข้อมูลส่วนบุคคลอาจถูกเก็บไว้เป็นระยะเวลาที่จำกัด ข้อมูลบางอย่างอยู่ภายใต้ระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย สำหรับข้อมูลอื่นๆ นายจ้างจำเป็นต้องกำหนดเวลาสำหรับการลบหรือตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นระยะๆ AVG ระบุว่าต้องใช้มาตรการที่สมเหตุสมผลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจะถูกเก็บไว้ในไฟล์
ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาไฟล์ของเจ้าหน้าที่หรือไม่? จากนั้นอ่านบล็อกของเรา ระยะเวลาการเก็บรักษาไฟล์ของพนักงาน.
แฟ้มบุคลากรของคุณตรงตามข้อกำหนดข้างต้นหรือไม่? มีโอกาสเป็นไปได้ที่มันจะเป็นไปตามมาตรฐาน AVG
หลังจากอ่านบล็อกนี้แล้ว คุณยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับไฟล์บุคลากรหรือเกี่ยวกับ AVG โปรดติดต่อเรา ของเรา ทนายความการจ้างงาน ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณ!