นายจ้างประมวลผลข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับพนักงานเมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลทั้งหมดนี้จัดเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร ไฟล์นี้มีข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญ และด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการอย่างปลอดภัยและถูกต้อง นายจ้างได้รับอนุญาตให้เก็บข้อมูลนี้ไว้นานแค่ไหน (หรือในบางกรณี) ในบล็อกนี้ คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษาตามกฎหมายของไฟล์บุคลากรและวิธีจัดการกับมัน
ไฟล์บุคลากรคืออะไร?
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น นายจ้างมักต้องจัดการกับข้อมูลบุคลากรของพนักงาน ข้อมูลนี้จะต้องถูกจัดเก็บอย่างถูกต้องและถูกทำลาย สิ่งนี้ทำได้ผ่านไฟล์บุคลากร ซึ่งรวมถึงรายละเอียดชื่อและที่อยู่ของพนักงาน สัญญาจ้าง รายงานผลการปฏิบัติงาน และอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของ AVG และต้องเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง
(หากคุณต้องการทราบว่าไฟล์บุคลากรของคุณตรงตามข้อกำหนดของ AVG หรือไม่ โปรดดูรายการตรวจสอบ AVG ของไฟล์บุคลากรของเรา โปรดคลิกที่นี่เพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติม)
การเก็บรักษาข้อมูลพนักงาน
AVG ไม่ได้กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลที่เฉพาะเจาะจง ไม่มีคำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับระยะเวลาการเก็บรักษาไฟล์บุคลากร เนื่องจากประกอบด้วยข้อมูล (ส่วนบุคคล) ประเภทต่างๆ ระยะเวลาการเก็บรักษาที่แตกต่างกันใช้กับข้อมูลแต่ละประเภท นอกจากนี้ยังส่งผลต่อว่าบุคคลนั้นยังคงเป็นพนักงานหรือออกจากงานหรือไม่
ประเภทของระยะเวลาการเก็บรักษา
ตามที่ระบุไว้ข้างต้น มีระยะเวลาการเก็บรักษาที่แตกต่างกันซึ่งเกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลในไฟล์บุคลากร มีเกณฑ์การพิจารณาอยู่ XNUMX เกณฑ์ กล่าวคือ พนักงานยังคงจ้างงานอยู่หรือออกจากงานแล้ว ข้อมูลต่อไปนี้แสดงเวลาที่ข้อมูลบางอย่างควรถูกทำลายหรือเก็บรักษาไว้
แฟ้มบุคลากรปัจจุบัน
ไม่มีการกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาที่แน่นอนสำหรับข้อมูลที่อยู่ในไฟล์บุคลากรปัจจุบันของพนักงานที่ยังคงจ้างงานอยู่ AVG กำหนดข้อผูกมัดให้นายจ้างรักษาไฟล์บุคลากรให้ 'ทันสมัย' เท่านั้น ซึ่งหมายความว่านายจ้างเองมีหน้าที่ต้องกำหนดเส้นตายสำหรับการตรวจสอบไฟล์บุคลากรเป็นระยะและการทำลายข้อมูลที่ล้าสมัย
รายละเอียดการสมัคร
ข้อมูลการสมัครที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครที่ไม่ได้รับการว่าจ้างจะต้องถูกทำลายภายในเวลาไม่เกิน 4 สัปดาห์หลังจากสิ้นสุดขั้นตอนการสมัคร ข้อมูลเช่นแรงจูงใจหรือจดหมายสมัครงาน ประวัติส่วนตัว ข้อความเกี่ยวกับพฤติกรรม การโต้ตอบกับผู้สมัครจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ ด้วยความยินยอมของผู้สมัคร สามารถเก็บข้อมูลได้ประมาณ 1 ปี
กระบวนการคืนสภาพ
เมื่อพนักงานเสร็จสิ้นกระบวนการกลับคืนสู่ระบบและกลับเข้าทำงานแล้ว ระยะเวลาคงอยู่สูงสุด 2 ปีหลังจากเสร็จสิ้นการกลับคืนสู่ระบบจะใช้บังคับ มีข้อยกเว้นเมื่อนายจ้างเป็นผู้ประกันตนเอง ในสถานการณ์ดังกล่าว จะใช้ระยะเวลาเก็บรักษา 5 ปี
สูงสุด 2 ปีหลังจากสิ้นสุดการทำงาน
หลังจากที่พนักงานออกจากงาน ข้อมูล (ส่วนตัว) จำนวนมากในไฟล์บุคลากรจะมีระยะเวลาเก็บรักษาสูงสุด 2 ปี
หมวดหมู่นี้รวมถึง:
- สัญญาจ้างงานและการแก้ไขเพิ่มเติม;
- จดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับการลาออก
- รายงานการประเมินและทบทวนการปฏิบัติงาน
- การติดต่อที่เกี่ยวข้องกับการเลื่อนตำแหน่ง/การลดตำแหน่ง;
- การติดต่อเกี่ยวกับการเจ็บป่วยจาก UWV และแพทย์ของบริษัท
- รายงานที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายปรับปรุง Gatekeeper;
- ข้อตกลงเกี่ยวกับการเป็นสมาชิกสภาแรงงาน;
- สำเนาใบรับรอง
อย่างน้อย 5 ปีหลังจากสิ้นสุดการทำงาน
ข้อมูลไฟล์บุคลากรบางอย่างอาจมีระยะเวลาเก็บรักษา 5 ปี นายจ้างจึงมีหน้าที่ต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้เป็นเวลา 5 ปีหลังจากที่ลูกจ้างออกจากงาน นี่คือข้อมูลต่อไปนี้:
- งบภาษีเงินเดือน
- สำเนาบัตรประจำตัวพนักงาน
- ข้อมูลชาติพันธุ์และถิ่นกำเนิด
- ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีเงินเดือน
ดังนั้น ข้อมูลเหล่านี้ควรเก็บไว้อย่างน้อยห้าปี แม้ว่าจะถูกแทนที่ด้วยข้อความใหม่ในแฟ้มบุคลากรก็ตาม
อย่างน้อย 7 ปีหลังจากสิ้นสุดการทำงาน
ถัดไป นายจ้างยังมีสิ่งที่เรียกว่า สิ่งนี้บังคับให้นายจ้างเก็บบันทึกพื้นฐานทั้งหมดเป็นระยะเวลา 7 ปี ซึ่งรวมถึงข้อมูลพื้นฐาน การปรับค่าจ้าง บันทึกเงินเดือน และข้อตกลงเงินเดือน
หมดอายุการเก็บรักษา?
เมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลสูงสุดจากไฟล์บุคลากรหมดลง นายจ้างอาจไม่ใช้ข้อมูลอีกต่อไป ข้อมูลนี้ควรถูกทำลาย
เมื่อครบกำหนดอายุงานขั้นต่ำแล้ว นายจ้าง อาจ ทำลายข้อมูลนี้ ข้อยกเว้นมีผลบังคับใช้เมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาขั้นต่ำหมดอายุ และพนักงานร้องขอให้ทำลายข้อมูล
คุณมีคำถามเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาไฟล์ของพนักงานหรือระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลอื่นๆ หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นโปรดติดต่อเรา ของเรา ทนายความการจ้างงาน ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณ!